Excel е супер полезна програма, но различните й функции може да изглеждат поразителни! Не се притеснявай. Има много съвети и трикове, които можете да използвате, за да ви помогнат да завършите работата си бързо. Можете да увеличите уменията си, като научите нов набор от трикове. Можете също така да се научите да използвате обобщени таблици, за да анализирате по -добре данните си. И накрая, отделете известно време за проучване на нови функции. Има много начини бързо да станете Excel майстор!
Стъпки
Метод 1 от 4: Учене на трикове и спестяване на време
Стъпка 1. Използвайте клавишните комбинации, за да навигирате по -бързо
Внедрете клавишни комбинации и изрежете времето, необходимо за използване на мишката. Например, ако задържите клавиша ctrl, докато щракнете върху бутон със стрелка, ще изберете всички клетки през края на електронната таблица. Вижте колко по -бързо можете да работите без мишката!
- Превърнете числата във валута, като едновременно натиснете ctrl, shift и $.
- Преобразувайте числата в дати, като натиснете едновременно ctrl, shift и #.
- Сменяйте бързо страниците, като задържите натиснат клавиша ctrl, докато натискате страница нагоре или страница надолу, разположена в горния десен ъгъл на клавиатурата.
- Като цяло Excel за Mac е актуализиран, за да прилича много на Excel за Windows. Ако срещнете проблеми с тези преки пътища, можете да проверите инструкциите за вашата конкретна програма.
Стъпка 2. Влезте в менюто Сортиране с пряк път:
команда, смяна, r. Excel предлага персонализирани списъци в менюто Сортиране. Можете да изберете да подредите вашата продукция например по седмица, месец или приоритет. След като влезете в това меню, можете да щракнете върху отваряне на падащото поле "Сортиране по". Там можете да видите широк спектър от опции въз основа на вашата собствена електронна таблица. Колко полезно е това?
Стъпка 3. Натиснете alt="Изображение" и стрелката надолу, за да стигнете до менюто за филтриране
Този пряк път ще ви позволи да стигнете до менюто на филтъра още по -бързо! Ще видите падащи менюта, които ще ви позволят да избирате какво искате да подчертаете в електронната си таблица. Можете също да използвате няколко други клавишни комбинации, за да използвате филтрите още по -ефективно:
- Натиснете ctrl, shift, L, за да включите или изключите филтрите.
- Натиснете ALT, стрелка надолу, за да се покаже падащото меню Filter.
Стъпка 4. Намерете Бърз анализ в долния ъгъл
Можете по -бързо да направите основен анализ, без да се налага да търсите функцията, която искате. Бързият анализ има малко меню в долния десен ъгъл на вашата електронна таблица. В това меню ще намерите много инструменти, които могат да се използват за събиране на различни части от вашите данни заедно. Този спестяване на време ви предпазва от търсене на конкретни функции-много от тях са в това меню.
Стъпка 5. Отидете на Вмъкване> Диаграми, за да намерите нови диаграми
Графиките могат да направят вашите данни да изглеждат много по -интересни! Не се забивайте в коловоза да използвате същите стари пай диаграми. Впечатлете шефа си и оживете данните си, като използвате йерархични диаграми като дървовидна карта. Това ще покаже вашите данни като квадрат (всичките ви данни), съставени от по -малки правоъгълници, които представляват отделните компоненти на вашите данни.
Друга по -нова диаграма е водопадът, който илюстрира как части от данните допринасят за цялото. Можете също да намерите този в класациите
Стъпка 6. Правете солидни прогнози, като използвате прогнозиране с едно щракване
Този инструмент ще ви накара да се почувствате като професионалист. Изберете данните, които искате да анализирате. Отидете в раздела Данни и влезте в групата Прогноза. Изберете Прогнозен лист и разгледайте опциите в диалоговия прозорец.
- Например, можете да изберете информацията ви да се показва като линейна или лентова диаграма.
- Можете също да изберете опцията за прогнозиране в зависимост от сезонността.
Метод 2 от 4: Използване на обобщени таблици
Стъпка 1. Отидете на Data in Excel и изберете Pivot Tables
Овладяването на обобщени таблици може да бъде истински промяна на играта за потребителите на Excel. Обобщените таблици ще ви помогнат да реорганизирате данните си и да ги разгледате по различни начини. Excel автоматично ще попълни вашите данни, но можете да ги премествате, както желаете. След като създадете таблицата, можете да изберете как искате да я организирате, като изберете една от четирите опции:
- Филтър за отчети, който ще ви позволи да разгледате само определени редове.
- Етикети на колони, които могат да функционират като заглавки.
- Етикети на редове, които можете да използвате за наименуване на редовете.
- Стойност, която ви позволява да изберете дали искате да броите или сумирате данните си и предлага различни други манипулации.
Стъпка 2. Добавете няколко реда и колони едновременно
Когато разглеждате таблицата си, можете да изберете кои редове или колони искате да добавите. Маркирайте редовете/колоните, които искате да вмъкнете, щракнете с десния бутон и изберете „Вмъкване“. Това ще спести време, тъй като това е много по -бързо от добавянето на отделни колони или редове.
Стъпка 3. Намалете данните си с филтри
Когато щракнете върху раздела Данни в електронната си таблица, изберете „Филтър“. След това можете да изберете дали искате да видите колоните си в низходящ или възходящ ред, като щракнете върху стрелката до заглавката на колоната. Можете също да направите това, за да изберете кои редове искате да видите.
Стъпка 4. Маркирайте колоната, която искате да транспонирате
В някои случаи може да искате да промените данните си от редове в колони или обратно. Маркирайте реда или колоната, които искате да промените, и щракнете с десния бутон на мишката. След това изберете „Копиране“. Изберете клетката, от която искате да започнете новия ред или колона. След това щракнете с десния бутон и изберете „Специално поставяне“. Ще се появи нова опция и можете да кликнете върху „Транспониране“.
Стъпка 5. Маркирайте ред или колона, за да премахнете дубликати
Ако работите с голям набор от данни, може да имате много повторения в данните си. Изберете реда или колоната, които искате да прецизирате, и ги маркирайте. В раздела Данни погледнете под „Инструменти“и изберете „Премахване на дубликати“.
Изскачащ прозорец ще ви помоли да потвърдите кои данни искате да манипулирате. Отново изберете „Премахване на дубликати“
Метод 3 от 4: Добавяне на нови формули и функции към вашия репертоар
Стъпка 1. Използвайте инструмента Вмъкване на формула
Не се страхувайте да опитате някои нови формули. За да въведете функция, маркирайте клетката, която ще съдържа функцията. След това щракнете върху раздела Формула на лентата в горната част на електронната си таблица и изберете „Вмъкване на функция“. Ако знаете точната формула, която искате да използвате, можете да я въведете. Можете също да въведете ключови думи, като например "брои клетки". Excel може да ви помогне да намерите формулата, от която се нуждаете, което е наистина полезно.
Стъпка 2. Практикувайте използването на SUMPRODUCT в Excel
Тази функция се използва за умножаване на масиви или диапазони и да ви даде сумата от продукта. Синтаксисът е: = SUMPRODUCT (масив1, [масив 2], …)
В SUMPRODUCT има различни функции. Например, ако трябва да добавите долните стойности на вашите данни, можете да изберете функцията МАЛКИ в рамките на функцията SUMPRODUCT
Стъпка 3. Използвайте функцията COUNTIF
Това е полезно, ако искате да определите колко пъти число или дума се появяват в електронната ви таблица. Формулата е = COUNTIF (диапазон, критерии).
Например, ако искате да знаете колко често се появява думата „California“, бихте въвели = COUNTIF (B: B, „California“)
Стъпка 4. Използвайте VLOOKUP за комбиниране на данни
Можете да мислите, че VLOOKUP е подобен на използването на телефонен указател, за да използвате името на човек, за да намерите неговия телефонен номер. Тази функция ви позволява да разгледате една информация и да намерите съответната й стойност в същия или различен ред или колона.
- Може да откриете, че искате да комбинирате 2 или повече електронни таблици в 1. Първо, уверете се, че имате поне 1 колона, която е абсолютно идентична и в двете електронни таблици. Формулата е: = VLOOKUP (стойност за търсене, табличен масив, номер на колона, [търсене на диапазон]).
-
Например, когато въведете свои собствени променливи, това може да изглежда така:
- = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE)
- Това би било полезно, ако имате номер на част за оборудване и трябва да знаете цената на частта.
Метод 4 от 4: Консултирайте се с други ресурси, за да научите повече
Стъпка 1. Обърнете се към г -н Excel за трудни проблеми
Дори експерт по Excel може да се сблъска с проблеми. Това е добре! Excel има толкова много функции, че би било доста трудно да ги знаете всички. Ако се окажете заседнали, просто отидете на www.mrexcel.com. Първо, можете да опитате да намерите отговора на вашия въпрос на таблата за съобщения. Други приложения могат да ви бъдат много полезни.
Ако имате нужда от експертна помощ, можете да се запишете за консултация от г -н Excel. Може да се наложи да похарчите малко пари, но вероятно ще получите персонализирано решение, което наистина може да ви помогне
Стъпка 2. Вземете безплатен онлайн урок
Независимо дали търсите нови преки пътища или просто искате да удивите шефа си с нови умения, урокът наистина може да ви помогне да вдигнете крак. GCF Learn Free предлага наистина задълбочен курс, който се занимава с различни проблеми с Excel. Можете да научите как по-бързо да използвате анализа What-If и да видите примери за това как да използвате много различни формули.
Стъпка 3. Направете бързо търсене в интернет, за да намерите клас във вашия район
Във вашата търсачка просто напишете „excel class“и къде живеете. Например, можете да напишете „excel class in Chicago“. Срещу заплащане можете да се регистрирате за лични или онлайн класове. Ще можете да помолите експертен инструктор да ви покаже най -новите трикове.
Съвети
- Можете да посещавате курсове в Excel онлайн или лично във вашия местен колеж.
- Може също да ви бъде полезно да изтеглите някои шаблони на Excel и да практикувате, използвайки новите си умения.
