Имейл за споделяне на знания е имейл, предназначен да споделя информация, особено на работното място или друга професионална среда. Споделянето на знания е чудесен начин да покажете на колегите си, че се грижите за тях и искате да споделите с тях това, което знаете, с надеждата, че това може да им помогне в бъдеще. Той може също да помогне за укрепване на вашите професионални връзки. Опитайте се да направите вашите имейли за споделяне на знания възможно най -ясни и смилаеми. Това ще ги направи лесни за разбиране и усвояване от другите.
Стъпки
Метод 1 от 2: Съставяне на имейла ви
Стъпка 1. Посочете целта на имейла си ясно и накратко в темата
Напишете тема, която дава на вашата аудитория ясна представа какво да очаква, когато отворят имейла ви. Опитайте се да запазите дължината на темата до около 7 думи.
- Например, ако искате да споделите знанията, които сте придобили по време на конференция по кодиране, можете да направите темата нещо като: „Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020.“
- Имейлите с неясни или прекалено дълги теми са много по -малко вероятно да се отворят. Избягвайте кратките теми само с 1-2 думи, които не посочват ефективно за какво става въпрос в имейла.
Бакшиш: Ако искате хората да четат имейлите ви за споделяне на знания в рамките на определен период от време, включете дата в темата. Например, можете да поставите „Напредъкът в индустрията за обсъждане на срещата на 2 август“.
Стъпка 2. Започнете имейла с поздрав, насочен към вашата конкретна аудитория
Помислете за аудиторията, на която планирате да изпратите имейла си за споделяне на знания, и изберете поздрав с подходящо ниво на официалност. Направете поздрава включително за всички, които ще получат имейла.
- Например, ако изпращате имейла до малък екип от програмисти, с които работите отблизо и познавате добре, можете да започнете имейла с нещо супер непринудено и приятелско като: „Добър ден, колеги кодиращи нинджи“.
- Ако изпращате имейл за споделяне на знания до по -висши служители или някаква група, която съдържа лица, които не познавате лично, може да изберете по -официален поздрав по следния начин: „Уважаеми членове на изпълнителния съвет“или „ Добро утро, маркетингов екип."
- Ако споделяте знания само с 1 или 2 души, можете да се обърнете към тях по име в поздрава на имейла си.
- Когато се съмнявате, можете просто да използвате нещо общо като: „Здравейте, всички“или „Добър ден“.
Стъпка 3. Напишете кратък фон или контекст в началото на имейла
Започнете с кратък абзац, точно под поздрава, който обяснява какво ще споделяте в имейла си. Това ще даде на читателите повече контекст за това, което ще прочетат, отколкото темата.
Например, ако споделяте знания от конференция по кодиране, можете да напишете нещо от рода на: „Миналата седмица имах щастието да присъствам на конференцията за кодери в Маями през 2020 г. Бих искал да споделя с вас някои от ключовите изводи от двудневната конференция, по време на която научихме за изкуствения интелект и тенденциите в кодирането за 2021 г. Надявам се, че тези знания ще бъдат толкова полезни и интересни за вас, колкото и за мен.”
Стъпка 4. Разбийте тялото на имейла на секции
Разделете основните моменти, които искате да споделите, в сплотени раздели, така че да е по -лесно да се следват и смилат. Поставете заглавия в началото на всеки раздел информация, за да стане ясно за какво става дума в текста по -долу. Разделете дългите раздели на няколко по -къси абзаца, за да разделите информацията, вместо просто да изхвърляте куп информация в 1 дълъг текстов блок.
- Уверете се, че всеки от вашите параграфи съдържа свързани точки. Ако започвате нова мисъл, започнете да пишете нов параграф.
- Например, ако искате да споделите наученото за тенденциите в областта на изкуствения интелект и кодирането на неотдавнашна конференция, на която присъствахте, можете да структурирате имейла си така: заглавие на раздел, който казва „Актуализации на индустрията за изкуствен интелект“, след което напишете няколко параграфа по темата, последвано от друго заглавие на раздел „Кодиращи тенденции за 2021 г.“, последвано от още няколко параграфа.
Стъпка 5. Завършете основната част на имейла с обобщаващ параграф
Напишете кратък параграф преди отписването си, който повтаря част от основната информация, съдържаща се в имейла ви. Нека вашите читатели знаят какво се надявате да спечелят от споделените знания и включете всички подходящи елементи за действие.
- Например, можете да кажете нещо от рода на: „Както можете да видите, има много вълнуващи нови разработки в ИИ, що се отнася до маркетинга, и има някои интересни нови тенденции в програмирането, за които трябва да внимавате през 2021 г. Надявам се, че ще приложите тази информация към нашите проекти за развитие и да мислим за начините, по които можем да подобрим нашите продукти през следващата година."
- Пример за елемент на действие би бил нещо като: „Нека планираме да споделим някои от нашите мисли за цялата тази информация на срещата в петък. Моля, бъдете подготвени с поне 1 точка за обсъждане.”
Стъпка 6. Завършете имейла си със знак, последван от вашето име и заглавие
Изберете кратък и приятелски знак с подходящо ниво на формалност за вашата аудитория. Включете вашето име и заглавие в самия край, така че хората да знаят точно от кого е имейлът, който току -що са прочели, което е особено важно, ако не познавате лично всички членове на вашата аудитория.
- Примери за случайни отписвания, които работят за почти всеки имейл, са: „Благодаря“, „Поздрави“и „Всичко най -добро“.
- Някои по -официални отписвания са: „С уважение“и „С уважение към вас“.
- Някои идеи за още по -непринудени отписвания, които може да използвате за имейл до хората, с които да работите или да се виждате всеки ден, са: „Ще се видим утре“и „Наздраве“.
- Ако споделяте знания извън вашата организация, включете името на вашата организация след вашето име и заглавие, така че хората да знаят откъде ги пишете.
Метод 2 от 2: Направете вашия имейл читател удобен
Стъпка 1. Поддържайте имейла си възможно най -кратък
Опитайте се да включите цялата информация, която искате да споделите, с възможно най -малко думи. Колкото по -дълъг е вашият имейл, толкова по -малко вероятно е хората, с които искате да споделите знанията си, да прочетат цялото нещо.
- Ако пишете по особено сложна тема, винаги можете да включите връзки към външни източници или прикачени файлове, за да предоставите по -подробна информация. По този начин тези, които се интересуват от това, което споделяте, могат да се потопят по -дълбоко в темата.
- Няма установено правило за това колко дълго трябва да бъде имейлът за споделяне на знания и той ще зависи много от вида на информацията, която споделяте, и от сложността на темата. Добро правило е да не пишете имейл по -дълго, отколкото бихте искали да прочетете сами.
Стъпка 2. Маркирайте важната информация с точки за маркиране или номерирани списъци
Повторете ключова информация от текстовите си абзаци в точки или в номерирани списъци. Това помага да се повторят знанията, които споделяте, и дава на читателите нещо, на което да погледнат бързо, за да разберат някои от основните точки на вашия имейл.
Например, можете да направите списък със заглавие като „Топ 5 на маркетинговите тенденции за 2021 г.“и да напишете тенденциите от 1-5 в номериран списък под него. Читателите могат лесно да видят какви са тенденциите, след което да прочетат текста на имейла ви, ако искат по -задълбочена информация
Стъпка 3. Използвайте прост, лесен за разбиране език, доколкото е възможно
Избягвайте да използвате големи думи и жаргон, за да обясните вашите точки, освен ако не е абсолютно необходимо. Това ще направи вашия имейл много по -лесен за четене и разбиране от по -широка аудитория, която вероятно не е толкова запозната с темата, за която пишете, както вие.
Вземете предвид и аудиторията си, когато избирате какъв език да използвате. Ако например пишете на малка група програмисти, вероятно можете да се измъкнете, като използвате повече кодиращ жаргон в имейла си, отколкото ако пишете на различна аудитория
Бакшиш: Ако абсолютно трябва да използвате дума, която хората може да не знаят, за да обяснят точка, дайте определение за първи път, когато използвате думата в съдържанието на вашия имейл.
Стъпка 4. Пишете с професионален тон
Бъдете учтиви, използвайте подходяща граматика и пунктуация и подбирайте думите си внимателно. Избягвайте да пишете с непринуден тон и не използвайте жаргон или непрофесионален език. Това ще ви помогне да се представите като професионалист и знаещ по темата, за която споделяте информация.
- Например, не пишете думи с всички главни букви и използвайте удивителен знак умерено, за да не попаднете така, сякаш крещите на аудиторията си.
- Не използвайте жаргонни думи или фрази като „йо“, „какво става“или „всички“, за да назовем само няколко.
Стъпка 5. Придържайте се към стандартните шрифтове, знаци и имейл форматиране
Не използвайте шрифтове или специални символи, които някои системи нямат. Използвайте стандартен системен шрифт, който е вграден във вашия имейл сървър, придържайте се към използването на знаци, които са на стандартна клавиатура, и не се забърквайте с форматирането по подразбиране на вашия имейл.
Това ще гарантира, че практически всеки, който получи имейла ви на различен компютър или чрез различен имейл сървър, ще види точно това, което сте видели, когато сте писали имейла си
Съвети
- Винаги имайте предвид аудиторията си, когато пишете имейл за споделяне на знания. Това ще ви помогне да определите нивото на формалност, тон и какъв език да използвате.
- Уверете се, че изпращате имейл за споделяне на знания до хората, които ще имат най -голяма полза от него. Например програмист може да не се интересува от тенденциите и развитието на маркетинговата индустрия, но някой в обслужването на клиентите може.
- Преди да съставите имейл за споделяне на знания, се запитайте дали това е най -добрият начин да споделите информацията. В някои случаи може да решите, че личната среща или презентацията на видеоконференция биха били по-ефективни.
- Създайте очертание на това, което искате да споделите, преди да напишете имейла си. Например, ако искате да споделите някои маркетингови техники, които сте научили на уебинар, на който сте ходили, може да запишете основни моменти като „нови техники за SEO“, „стратегии за имейл маркетинг“и „най -добри практики за маркетинг на съдържанието“.
Предупреждения
- Уверете се, че езикът, който използвате в имейла си, ще бъде разбираем за всички от вашата аудитория. Например, не използвайте куп програмни жаргони, ако пишете на цялата си компания.
- Винаги проверявайте и проверявайте правописа на имейлите си, преди да ги изпратите. Ако вашият имейл съдържа грешки, няма да се окажете надежден източник на знания.
