Писането на имейл е доста просто, но има общ формат, който трябва да имате предвид. Имайте предвид и разликите между неформални и официални имейли. Ето какво трябва да знаете.
Как да напиша най -доброто слайдшоу за имейли
Стъпки
Част 1 от 5: Основни имейли
Стъпка 1. Настройте имейл адрес
Ако все още нямате имейл адрес, ще трябва да се регистрирате при доставчик на имейли, преди да продължите. За щастие, има много безплатни уеб базирани доставчици на електронна поща, с които можете да получите безплатен имейл адрес, без никакви разходи. Някои от най -популярните включват:
- Gmail
- Hotmail
- Поща на Yahoo
Стъпка 2. Кликнете върху „Съставяне“или „Ново
„Преди да можете да напишете имейл, ще трябва да отворите ново, празно поле за съобщение, в което да напишете имейла си. Точният метод варира в зависимост от услугата, която използвате, но обикновено в горната част на страницата ще има бутон с етикет като „Съставяне“, „Ново“или „Ново съобщение“.
Ако не сте сигурни как да създадете ново съобщение, проверете помощните страници за вашата имейл услуга, за да научите повече за него по -подробно
Стъпка 3. Избройте имейл адресите на получателите
Не е необходимо да посочвате своя собствен имейл адрес, но трябва да посочите имейл адреса на лицето или хората, на които възнамерявате да изпратите имейла.
- Често е достатъчно пространство, за да се разделят няколко имейл адреса, но някои услуги изискват да отделите няколко адреса със запетая или друга форма на пунктуация. Ако случаят е такъв, тези инструкции трябва да бъдат уточнени от вашия конкретен доставчик на електронна поща.
- Въведете имейл адреса на основния приемник или приемници в полето „До:“. Основният получател обикновено се отнася до всеки, за когото имейлът е пряко предназначен или адресиран в тялото на имейла.
- Въведете други имейл адреси в полето „CC:“. Това е полето „копиране“. Получател трябва да бъде посочен в полето „CC:“, ако имейлът не ги споменава директно, но се отнася до нещо, което човек трябва да знае.
- Използвайте полето „BCC:“, за да скриете имейл адресите. Ако не искате получателите на имейл да виждат списък с имейл адресите, на които е изпратено съобщението, трябва да въведете тези имейл адреси в полето „сляпо копие“.
Стъпка 4. Включете информативна тема
Всяка услуга за електронна поща ще ви позволи да въведете тема или заглавие за вашия имейл в полето „Тема“.
-
Темата трябва да е кратка, но също така трябва да даде на получателя някаква представа за какво става въпрос в имейла.
- Например, случаен имейл до приятел може просто да каже „Какво става?“Ако изпращате имейл с въпрос за задача, темата може да прочете нещо като „Домашна работа по математика“.
- По същия начин въпросът към научен ръководител или професор може да бъде обозначен с тема като „Въпрос“или „Въпрос за…“, последвана от кратък етикет, описващ въпросната тема.
- Имайте предвид, че съобщение без тема ще се появи във входящата поща на получателя с етикет „(без тема)“.
Стъпка 5. Напишете тялото на имейла си
Тялото на имейла ви трябва да бъде написано в голямото текстово поле под темата.
- Тялото на всеки имейл обикновено трябва да включва поздрав, съобщение и затваряне.
- Естеството на имейла е бързо, така че обикновено трябва да поддържате дължината на съобщението си доста кратка.
Стъпка 6. Натиснете бутона „Изпрати“
След като приключите с въвеждането на имейла си, прегледайте го, за да се уверите, че няма правописни или граматически грешки и че съобщението ясно разглежда въпроса, който искате да повдигнете. Ако имейлът е готов, натиснете бутона „Изпрати“в полето за съобщение, за да го изпратите до изброените получатели.
Част 2 от 5: Писане на приятелски имейл
Стъпка 1. Знайте кога е подходящ приятелски имейл
Приятелските имейли трябва да бъдат запазени за близки, включително приятели, семейство и романтични партньори. Ако съобщението е с непринуден характер и го изпращате на някой, с когото сте в неформални условия, можете да изпратите приятелски имейл.
Единственият път, когато не бихте изпратили приятелски имейл на семейство или приятел, е ако изпращате групов имейл от официален характер, като молба за дарения или реклама за продажба. Тъй като тези имейли вероятно ще бъдат изпратени на хора, с които не сте в случайни отношения, трябва да ги насочите към тях
Стъпка 2. Дръжте темата непринудена
Темата не е строго съществена, но все пак е добра идея да включите тема. Дръжте го кратко, сладко и по същество.
- Ако просто пишете имейл, за да се срещнете с приятел, можете да включите хумористична тема или толкова проста като „Дълго време не се виждаме!“
- Ако пишете с цел, споменете каква е тази цел. Например, ако решите да напишете имейл за групово излизане, маркирайте имейла с тема, която конкретно споменава този излет.
Стъпка 3. Помислете да се обърнете към получателя по име
За приятелски имейл това не е строго необходимо, но все пак е учтив начин да започнете основната част на съобщението си.
-
Поздравът ви може да бъде толкова прост, колкото да посочите името на човека:
"Боб",
-
Като алтернатива можете да включите и приятелски поздрав с това име:
- "Хей Боб!"
- "Здравей Боб"
- - Добро утро, Боб!
Стъпка 4. Напишете ясно съобщението си, но поддържайте езика си непринуден
Основната част на вашето съобщение трябва да бъде лесна за разбиране, но тонът трябва да бъде неформален и разговорен.
- Прочетете имейла си и се запитайте дали съдържанието на имейла звучи като начина, по който говорите лично. Ако е така, значи сте постигнали добър тон за приятелски имейл.
- Използвайте контракции. Контракциите не са част от официалното писане, но са често срещана част от ежедневния разговор, което ги прави подходящи за приятелски имейл.
- Чувствайте се свободни да използвате жаргон. Ако желаете, можете да включите интернет жаргон: „thx“вместо „благодаря“, „4“вместо „за“, „l8r“вместо „по -късно“и т.н.
- Използвайте и емотикони, когато е подходящо.:)
Стъпка 5. Помислете за подписване на вашето име
Подобно на поздравите, затварянето или подписът не са строго необходими за приятелски имейл, но това може да бъде добър начин да прекратите съобщението.
-
Затварянето ви може да бъде толкова просто, колкото вашето име:
- "Джен"
- "-Джен"
-
Можете също така да станете малко по -креативни със затварянето си:
- "По -късно! Джен"
- „Този имейл ще се самоунищожи след 3… 2… 1…“
Част 3 от 5: Писане на официален имейл
Стъпка 1. Разберете кога са необходими официални имейли
Трябва да използвате официален имейл, когато пишете на някого, с когото не сте в случайни отношения. Това включва, наред с другото, ръководители, колеги, клиенти и клиенти, инструктори и служители на общността или политиката.
-
Обърнете внимание, че може да откриете, че строги официални имейли не са необходими с някой, който попада в една от тези категории, след като изградите работни отношения с това лице. Когато "официалният" имейл стане твърде твърд, трябва да напишете "полуформален" имейл.
- Тонът на вашето съобщение може да бъде малко по -разговорен, но трябва да стоите настрана от интернет жаргона.
- Все още трябва да включите подписа си, но може да не се наложи да предоставяте цялата си информация за контакт под името си.
Стъпка 2. Включете информативна тема
Темата трябва да е кратка, но точна. Пристъпете директно към въпроса.
-
Пример:
- „Въпрос за есе“(когато пишете имейл на професор с искане за подробности относно заданието за есе)
- „Заявление за реклама за работа за управление“(когато изпращате имейл в отговор на обява за работа)
- „Проблем с част #00000“(когато въвеждате имейл, за да поискате обслужване на клиенти или да докладвате технически проблем)
Стъпка 3. Въведете официален поздрав
Официалното поздравление трябва да включва думата „Уважаеми“, последвана от името на получателя. Използвайте фамилното име на приемника и подходящо заглавие и следвайте поздрава с двоеточие.
-
Пример:
- "Уважаеми г -н Смит:"
- "Уважаема госпожо Джоунс:"
- "Уважаеми д -р Евънс:"
Стъпка 4. Уверете се, че текстът на имейла ви е кратък и точен
Ограничете съдържанието на имейла си до няколко параграфа, които директно засягат темата на вашия имейл. Използвайте официален език и се уверете, че правописът и граматиката ви са точни.
- Избягвайте използването на контракции.
- Не използвайте интернет жаргон или емотикони.
Стъпка 5. Включете подходящо затваряне
Най -честото затваряне е „С уважение“, но има и няколко други, които също могат да работят. Дръжте затварящия учтив и го следвайте със запетая.
-
Други възможни затваряния включват:
- за разбирането
- Искрено Ваш
- С Най-Добри Пожелания
- Благодаря ти
- Най-добри пожелания
Стъпка 6. Посочете информация за контакт в подписа си, когато е подходящо
Включете пълното си име под затварянето на имейла си. Под името си може да искате да включите официалното си заглавие и всякаква информация за контакт, която ви е полезна.
- Вашето заглавие, ако имате такова, трябва да включва вашата позиция и името на компанията или институцията, от която сте част.
- Включете най -малко вашия телефонен номер, номер на факс и имейл адрес. Можете също така да включите вашия пощенски адрес и URL адрес на уебсайта.
Част 4 от 5: Специфични видове приятелски имейли
Етап 1. Напишете имейл на приятел, който се е отдалечил.
Ако приятел, роднина или любим човек наскоро се е преместил на ново място, напишете имейл, за да се регистрирате, като попитате как е преминало преместването, какъв е новият квартал и т.н.
Стъпка 2. Изпратете приятелски имейл на приятел, който никога не ви е давал имейл адрес
Ако сте получили имейл адрес на небрежен приятел от трета страна, важно е да използвате имейла си, за да проверите дали адресът е правилен и че бързо изяснявате кой сте.
Стъпка 3. Научете как да напишете имейл на човек.
Ако сте момиче, което пише имейл на човек за първи път, може да се почувствате малко изнервени. Това е особено вярно, ако човекът, на когото пишете, е потенциален смачкващ материал. Опитайте да напишете имейл, който изглежда непринуден, но интелигентен и съставен.
Въпреки че това е доста рискован ход, можете също да използвате имейл, за да кажете на човек, че го харесвате
Стъпка 4. Разберете как да напишете имейл на момиче.
Ако сте човек, който пише имейл на момиче за първи път, задачата може да изглежда доста обезсърчаваща. Запазете хладнокръвие и напишете едновременно непринудено и добре събрано съобщение.
Стъпка 5. Съставете флиртуващ имейл
Ако искате да бъдете сладки и игриви с получателя на имейла си, използвайте същия език, който бихте използвали, за да флиртувате с този човек в действителност. Емотиконите и „прегръдките и целувките“(xoxo) също са полезни.
По същия начин напишете флиртуващ имейл на някой на уебсайт за запознанства. За такъв имейл обаче трябва да сте флиртуващи и информативни, така че получателят да добие добра представа за това кой сте
Стъпка 6. Напишете любовен имейл
В тази дигитална ера любовният имейл може да се разглежда като еквивалент на любовното писмо. Ако вашият романтичен партньор е далеч и искате да изпратите бърза бележка, изразяваща вашата любов, имейл е най -бързият начин да го направите.
Част 5 от 5: Специфични видове официални имейли
Стъпка 1. Кандидатствайте за работа по имейл
Когато изпращате автобиографията си и заявлението си за работа по имейл, трябва да обясните за коя работа кандидатствате, защо я искате и какви квалификации имате, които ви правят подходящи за работа. Трябва също да включите автобиографията си като прикачен файл.
- По същия начин можете също да напишете имейл, кандидатстващ за стаж. Опишете какъв стаж търсите и как той ще ви помогне да постигнете целите си в кариерата. Посочете и причини, поради които трябва да бъдете избрани за стажа.
- Изпратете последващ имейл, ако все още не сте получили отговор относно позицията, за която сте кандидатствали.
Стъпка 2. Знайте как да напишете имейл на вашия професор
Изпращането на имейл до професор може да изглежда плашещо, но не е по -трудно от всеки друг официален имейл. Вероятно вашият професор е зает човек, затова поддържайте въпросите си възможно най -кратки.
Ако вашият професор ви познава достатъчно добре, можете също да изпратите имейл на своя професор, когато поискате препоръчително писмо
Стъпка 3. Напишете писмо с заявка по имейл
Писмо за запитване е писмо, което пита редактора дали той или тя би обмислил да приеме писане за разглеждане на публикацията. Трябва да опишете въпросната работа достатъчно добре, за да дадете на редактора добра представа за какво става въпрос.
Стъпка 4. Използвайте имейл, за да се свържете с човешките ресурси
Ако имате притеснения относно човешките ресурси за вашата компания, най -бързият начин да се справите с това е като изпратите имейл до правилните хора в HR. Уверете се, че имейлът ясно разглежда проблема.
Примерни професионални имейли
Примерен имейл с напомняне за конферентен разговор
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
Примерен имейл с напомняне за конферентен разговор
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
Примерен имейл до работодателя, който иска справка
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
