Можете да използвате акаунти за ресурси, за да планирате и резервирате оборудване, стаи и услуги, като ги каните на събития по имейл в Microsoft Outlook. Ресурсните сметки правят инструментите за резервиране на работното място лесен и организиран процес. Ако определен ресурс вече е резервиран за определено време, акаунтът може да бъде настроен да приема автоматично или отхвърля заявки за планиране. Ето няколко стъпки за това как да създадете акаунт на ресурс в Microsoft Outlook.
Стъпки
Метод 1 от 3: Създайте имейл акаунт за ресурса. Дайте на вашия ресурс имейл акаунт и описателно име на ресурса; като „Телевизия“или „Северна конферентна зала“
Метод 2 от 3: Създайте акаунт на ресурс в Microsoft Outlook 97
Стъпка 1. От менюто „Инструменти“щракнете върху „Опции
Стъпка 2. Щракнете върху раздела „Имейл“
Под „Настройки за автоматична обработка на поща“изберете „Обработка на заявки и отговори при пристигане“, след което щракнете върху „OK“
Стъпка 3. Кликнете върху „Разширено планиране“в раздела „Календар“
- Изберете желаните от вас опции в секцията, наречена „Обработка на заявки за срещи“.
- Щракнете върху „OK“, за да затворите диалоговия прозорец.
Стъпка 4. Щракнете върху раздела „Делегати“
Кликнете върху „Добавяне“и въведете името на делегирания акаунт.
- В полето „Разрешение за делегиране“кликнете върху „Редактор в списъка с календари“и изберете „Делегат получава копия от съобщения, свързани със срещи, изпратени до мен“, след което щракнете върху „OK“.
- Щракнете върху „Изпращане на заявки за среща и отговори само до моя делегат, а не до мен“, след което щракнете върху „OK“.
Метод 3 от 3: Създайте акаунт на ресурс в Microsoft Outlook 98 и 2010
Стъпка 1. Отидете в менюто „Инструменти“
Кликнете върху „Опции“.
Стъпка 2. Кликнете върху „Опции на календара“, след това върху „Ресурсно планиране
- Изберете желаните опции в секцията за „Обработка на заявки за срещи“, след което щракнете върху „OK“.
- Премахнете отметката до „Напомняне по подразбиране“в началото на раздела Календар.
Стъпка 3. Отидете в раздела „Делегати“
Кликнете върху „Добавяне“и въведете името на делегирания акаунт.
- В полето Разрешение за делегиране щракнете върху „Редактор в списъка с календари“и изберете „Делегат получава копия от съобщения, свързани със срещи, изпратени до мен“, след което щракнете върху „OK“.
- Щракнете, за да изберете „Изпращане на заявки за срещи и отговори само до моя делегат, а не до мен“, след което щракнете върху „OK“.
Съвети
- След създаването на ресурс може да отнеме няколко минути за актуализиране в зависимост от скоростта на обработка на вашия Microsoft Exchange сървър. За да позволите обработката, позволете на вашия локален компютър да работи без работа поне 30 секунди.
- Преди да можете да създадете нов ресурс в Outlook, вече трябва да имате настроен имейл акаунт за делегата. Можете да използвате съществуващ имейл акаунт или да настроите специален акаунт за делегата.
- Можете да конфигурирате акаунти за ресурси, така че да отговарят автоматично на заявки за събрания. Това може да стане в раздела „Календар“под „Разширено планиране“.
- За да опростите работата с множество ресурси, можете да настроите специален компютър, който е влязъл в делегирания акаунт в Microsoft Outlook. По този начин можете лесно да управлявате резервации на няколко различни ресурса едновременно.
