Ако не сте много запознати с Microsoft Excel, може да изглежда плашеща програма за използване. За щастие е лесно да започнете. Можете да въвеждате данни, да ги копирате и поставяте от други документи и да ги форматирате само с няколко кликвания. С малко практика ще можете бързо да въвеждате, редактирате и управлявате данни в Microsoft Excel.
Стъпки
Част 1 от 3: Въвеждане и избор на данни
Стъпка 1. Стартирайте Microsoft Excel
Можете да намерите Excel, като щракнете върху менюто „Старт“, изберете „Всички програми“, изберете „Microsoft Office“и след това изберете „Microsoft Excel“. Excel се предлага с пакета продукти на Microsoft Office, обикновено пакетирани с компютри и преносими компютри с Windows.
Потребителите на Mac, които са закупили Excel за Mac, ще намерят програмата, намираща се в техния Dock или сред тях, като отворят „Finder“и след това избират „Applications“
Стъпка 2. Отворете електронна таблица
Празна „работна книга“може автоматично да се появи при отваряне на Excel. В противен случай ще видите „Галерия с шаблони“, от която можете да изберете нова празна работна книга или специално форматиран шаблон.
Винаги можете да отворите нова електронна таблица, докато работите върху друга работна книга в Excel. Просто кликнете върху „Файл“от лентата с менюта и изберете опцията „Нова работна книга“
Стъпка 3. Въведете данни в желаните клетки
Можете да въведете числа, думи, уравнения, формули или функции във всяка клетка, след като изберете и щракнете върху нея.
- Когато приключите с дадена клетка, натиснете ↵ Enter или Tab ↹, за да преминете автоматично към следващата клетка хоризонтално.
- Можете също така да създадете нов ред в клетка, в който да добавите още текст. Просто въведете „Прекъсване на ред“, като натиснете Alt+↵ Enter.
Стъпка 4. Създайте заглавия за колоните си
Въведете текст в ред 1, за да създадете заглавия на колони за вашите данни. Например, въведете „Име“в клетка A1 и „Дата“в клетка B1 и ги оставете да служат като заглавки на колоните ви за проследяване на информация за име и дата.
Стъпка 5. Създайте последователна поредица от данни
Excel е в състояние да научи модели, залегнали в основата на вашите данни, и след това да попълни данни въз основа на тези модели, за да ви спести време и енергия. Започнете с установяване на модел в последователни клетки (например въвеждане на „януари“в една клетка и „февруари“в следващата). След това изберете попълнените клетки и щракнете и плъзнете долния десен ъгъл на избрания от вас правоъгълник, за да разширите шаблона в нови клетки. Excel автоматично ще разпознае установения ви модел и ще попълни следващите клетки с „март“, „април“и т.н.
Excel може да разпознае много често срещани модели, като дни от седмицата, равномерно разпределени дати, последователни числа и много други
Стъпка 6. Изберете диапазон от клетки
За да изберете диапазон от клетки с мишката (за да форматирате или редактирате по -големи количества данни), просто щракнете върху началото или края на диапазон от данни и плъзнете курсора в желаната от вас посока, за да маркирате подходящия текст. Има и редица полезни клавишни комбинации, изброени по -долу.
- Натискането на Ctrl и интервала разширява селекцията в колоната, където се намира оригиналната клетка.
- Натискането на ⇧ Shift и интервалът разширяват селекцията в целия ред, където се намира оригиналната клетка.
- Натискането на Ctrl+⇧ Shift и интервала или Ctrl+A ще избере целия работен лист.
Стъпка 7. Вмъкнете ред (и)
Започнете, като щракнете върху номера на ред (това ще избере целия ред). Изберете реда, над който искате да излезе новият ви ред. Щракнете с десния бутон (Control+щракнете върху Mac) и изберете „Insert“от менюто, което се показва.
- Тази функция е достъпна и от раздела „Начало“, като изберете „Вмъкване“от „Клетки“, след това „Вмъкване на редове от листове“.
- Вмъкването на няколко реда изисква да изберете няколко реда над мястото, където искате да поставите нови редове. Просто изберете същия брой редове, които искате да вмъкнете по -долу.
Стъпка 8. Вмъкнете колони (и)
Започнете, като щракнете върху буква на колона (това ще избере цялата колона). Изберете колоната, от която искате новата ви колона да отиде вляво. Щракнете с десния бутон (Control+щракнете върху Mac) и изберете „Insert“от менюто, което се показва.
- Тази функция е достъпна и от раздела „Начало“, като изберете „Вмъкване“от „Клетки“, след това „Вмъкване на редове от листове“.
- Вмъкването на няколко колони изисква да изберете няколко колони вдясно от мястото, където искате да поставите нови колони. Просто изберете същия брой колони, които искате да вмъкнете вляво.
Част 2 от 3: Редактиране на данни
Стъпка 1. Копирайте една или повече клетки
След като изберете клетката (клетките), която искате да копирате, щракнете с десния бутон на мишката и изберете „Копиране“от менюто, което се показва. Алтернативно натиснете Ctrl+C (или ⌘ Command+C за потребители на Mac). Това ще добави избраните данни в клипборда.
Стъпка 2. Изрежете една или повече клетки
След като изберете клетката (ите), която искате да изрежете, щракнете с десния бутон и изберете „Изрязване“от менюто, което се показва. Алтернативно натиснете Ctrl+X (или ⌘ Command+X за потребители на Mac). Това ще добави избраните данни в клипборда.
Стъпка 3. Поставете една или повече клетки
След като изберете клетката (ите), в която искате да поставите данните си, щракнете с десния бутон и изберете „Поставяне“от менюто, което се показва. Алтернативно, натиснете Ctrl+V (или ⌘ Command+V за потребители на Mac). Това ще постави съдържанието на копираната или изрязаната клетка (и).
Ако клетката ви съдържа формула, „Поставяне“ще постави формулата не изчислена стойност на формулата. За да "поставите" стойностите на клетките, използвайте "Специално поставяне"
Стъпка 4. Поставете стойностите на клетките вместо формулите
Започнете, като изберете „Редактиране“от раздела „Начало“и щракнете върху „Специално поставяне“. Изберете „Стойности“от списъка с атрибути, които да поставите.
В зависимост от вашата версия на Excel, други опции в „Специално поставяне“могат да включват „Коментари“(текстови коментари, които могат да се добавят към отделни клетки), „Формати“(всички избрани формати за текстово оформление) или „Всички“, за да поставите всичко в веднъж
Стъпка 5. Изтрийте съдържанието на клетката
Просто изберете клетката (ите), в която искате да изтриете текст и натиснете Del или щракнете с десния бутон и изберете „Delete“от менюто, което се показва.
Стъпка 6. Преместете клетки, редове или колони
Маркирайте избраните от вас клетки и активирайте „курсора за преместване“(появяващ се като четири стрелки за посока за потребители на Windows или като икона на ръка за потребители на Mac). Плъзнете до предпочитаното от вас място, за да замените всички съществуващи данни с клетките, които сте решили да преместите
Стъпка 7. Използвайте формула
Excel използва "формули", за да прави изчисления в клетка и може да се позовава на други клетки като част от това изчисление. Щракнете върху клетката, в която искате да въведете формулата, и след това започнете, като въведете „=“. Сега въведете математическа формула и натиснете "Enter". Excel ще покаже резултатите (не самата формула).
Можете също да научите повече за това как да въвеждате формули в Microsoft Excel
Стъпка 8. Референтни стойности от други клетки
Формулите могат да се позовават на други клетки и техните стойности. Докато въвеждате формула, просто щракнете върху една клетка или диапазон от клетки и Excel автоматично ще попълни името на клетката (напр. B2, D5) във вашата формула. Сега вашата формула препраща към тази конкретна клетка и непрекъснато ще извлича стойност от нея. Ако стойността в референтната клетка се промени, резултатите от формулата също ще се променят.
Можете също така да препращате към стойности от други работни листове. Започнете, като изберете клетката, в която искате да посочите стойност, въведете "= 'в лентата с формули и след това въведете желаната формула веднага след" =. "След като въведете формулата, просто щракнете върху раздела за работния лист, който искате желаете да се позовавате и след това изберете желания диапазон от данни, който искате да въведете във формулата
Стъпка 9. Проследете промените си
Можете да проследявате промените, като изберете „Инструменти“от лентата с менюта и след това щракнете върху „Проследяване на промените“. Накрая изберете „Открояване на промените“.
Ако тази опция не е налична, вие сте във формат само за четене. Под „Проследяване на промените“поставете отметка до опцията „Проследяване на промените при редактиране. Това също споделя вашата работна книга“. След като тази опция бъде избрана, можете да правите промени и да преглеждате тези промени, като изберете тази опция отново и поставите отметка в квадратчето до „Открояване на промените“
Стъпка 10. Добавете коментари
Това може да бъде полезен начин за обсъждане на редакции, направени в електронна таблица на Excel. Започнете, като изберете клетката (клетките), към която искате да коментирате. След това изберете „Вмъкване“от лентата с менюта и кликнете върху „Вмъкване на коментар“от менюто, което се показва. На желаното от вас място ще се появи текстово поле, което ще ви позволи да оставите коментар.
Стъпка 11. Запазете промените си
Изберете „Файл“от лентата с менюта и кликнете върху „Запазване“. След това изберете бутона за падащ списък „Запазване в“и изберете предпочитаната от вас папка. Ако се опитате да излезете от Excel, преди да запазите последните си промени, ще се появи диалогов прозорец и ще попита дали искате да запазите промените си. Можете да кликнете върху „Запазване“или „Не запазвайте“в зависимост от вашите предпочитания.
Част 3 от 3: Форматиране на данни
Стъпка 1. Прегледайте лентата "Форматиране"
Уверете се, че лентата „Форматиране“е видима, за да можете лесно и бързо да получите достъп до различни опции за форматиране. Просто щракнете върху стрелката надолу от дясната страна на лентата „Форматиране“, за да я разгънете. Това ще ви позволи да регулирате стила и размера на шрифта, като същевременно правите текста курсивен, удебелен или подчертан. Той също така ви дава пряк достъп до няколко от функциите, обсъдени в стъпките за форматиране, описани по -долу.
Щракването с десен бутон върху клетка или група от клетки също извежда опции за форматиране. След като щракнете с десния бутон върху клетката (ите), изберете „Форматиране на клетки“. Това ще ви предостави редица опции по отношение на номер (стил), подравняване, шрифт, граница, шарки и защита
Стъпка 2. Опаковайте текста си
Това ще накара текста да се превърне и да остане видим в клетката, вместо да се откъсне и да се скрие от следващата клетка. Започнете, като маркирате клетките, които искате да коригирате. След това под раздела „Начало“погледнете групата бутони „Подравняване“и изберете опцията „Прехвърляне на текст“.
Можете също така да коригирате текста си така, че да се побира в клетки, така че колоните и редовете автоматично да коригират ширината или височината си (съответно), за да побере съдържанието в клетката. В раздела „Начало“погледнете групата бутони „Клетки“и кликнете върху „Форматиране“. От менюто „Форматиране“изберете „Размер на клетката“и кликнете върху „Автоматично ширина на колоната“или „Автоматично регулиране на височината на реда“
Стъпка 3. Подравнете текста си
Това ще доведе до оправдаване на текста в лявата, дясната или централната част на клетките. Започнете, като маркирате клетките, които искате да коригирате. След това под раздела „Начало“изберете подходящото подравняване. Ще видите три бутона с линии, ориентирани така, че да демонстрират страната на клетката (клетките), в която ще започне текстът.
Стъпка 4. Променете числовия стил на данните
Ще намерите няколко основни стила на номериране в самата лента с инструменти „Форматиране“. Просто изберете клетката (клетките), която искате да форматирате, и след това щракнете върху съответния цифров стил, разположен на лентата с инструменти. За достъп до допълнителни стилове щракнете с десния бутон върху избраната (ите) клетка (и), щракнете върху „Форматиране на клетки“и след това изберете раздела „Число“. Ще видите различни опции, изброени под „Категория“.
Стъпка 5. Променете цвета на текста
Изберете клетката (клетките), за която искате да коригирате цвета на текста. След това от лентата с инструменти „Форматиране“щракнете върху стрелката надолу до „Цвят на шрифта“. Това е опцията, която прилича на буква "А" с цветна линия под нея. Щракване върху стрелката с показване на меню с различни цветови опции.
Стъпка 6. Променете цвета на фона
Изберете клетката (клетките), за която искате да регулирате цвета на фона. След това от лентата с инструменти „Форматиране“щракнете върху стрелката надолу до „Цвят на запълване“. Това е опцията, която прилича на кутия за боядисана буква с цветна линия под нея. Щракване върху стрелката с показване на меню с различни цветови опции.
Съвети
- Натискането на Ctrl+⇧ Shift и съответната стрелка за насочване разширява селекцията до последната попълнена клетка в същата колона или ред като оригиналната клетка.
- Натискането на Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home разширява селекцията до самото начало на работния лист.
- Натискането на Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn разширява селекцията през текущия лист и следващия лист, който идва след него.
- Натискането на Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp разширява селекцията през текущия лист и предишния лист, който е пред него.
- Можете също така ръчно да регулирате ширината на колоните и височината на клетките. Просто кликнете върху линията, разделяща две клетки и я задръжте, докато се появят две противоположни стрелки. След това плъзнете тези стрелки в предпочитаната посока, за да свиете или разширите ред или колона.
- Можете също така да създадете условно форматиране за конкретни клетки (или категории клетки). Под раздела „Начало“изберете „Условно форматиране“от групата бутони „Стилове“.
