Ако работата ви изисква да се свързвате с клиенти по телефона, има вероятност да оставите много гласови съобщения. Но какво точно трябва да кажете след звуковия сигнал? Опитът да си припомните цялата необходима информация, която трябва да получите, може да бъде нервен, и в резултат на това важните детайли се пропускат. Оставете разпръснатите, импровизирани съобщения, като измислите система за оставяне на гласови съобщения. Като преминете през бърз контролен списък в главата си, можете да се уверите, че сте предоставили цялата информация, която ви е необходима, за да предадете на получателя, и да подобрите шансовете си да получите обратно обаждане.
Стъпки
Част 1 от 3: Идентифицирайте себе си
Стъпка 1. Използвайте правилния тон на гласа
Веднага щом започнете да записвате съобщението си, говорете с ясен, чуваем глас. Не мрънкайте и не говорете прекалено бързо. Опитайте се да звучите интересно и енергично, за да привлечете вниманието на слушателя си. Въпреки че получателят не може да ви види, вашият общ тон ще се чуе по телефона, така че не забравяйте да предадете правилния.
- Изразявайте всичко, което казвате. Лошото приемане може да изкриви гласа ви и да доведе до прекъсване. Дори обикновеният говорещ глас може да се обърка по телефона.
- Качеството на гласа ви трябва по подходящ начин да отразява начина на разговор. Например, добре е да звучите развълнувани, когато напускате гласова поща, за да поздравите племенника си за завършването на гимназията. Ако обаче изказвате съболезнования на скърбящ приятел, трябва да поддържате тона си тържествен и уважителен.
Стъпка 2. Споменете името си
Първо дайте името на получателя. По този начин човекът, на когото се обаждате, ще разбере кои сте веднага. Едно просто „това е (вашето име)“ще стане в повечето ситуации, или по -въвеждащо „моето име е (пълно име)“, ако човекът, на когото се обаждате, не ви е срещал преди. Приятели и роднини ще ви разпознаят, без да е необходимо допълнително идентифициране. Ако това е професионално обаждане, те ще имат име, което да свърже с гласа и съобщението, което ще помогне да се отвори по -лична линия на комуникация.
- Тази стъпка изглежда като даденост, но често се забравя от обаждащите се, когато бъдат поставени на място.
- Ако имате длъжност или описание на себе си, което може да се окаже полезно за получателя при последващо обаждане, посочете го след вашето име, т.е. "това е Глория Карпентър, аз съм майката на Клои от училище."
Стъпка 3. Оставете телефонния си номер
Повторете телефонния си номер веднага след името си. Повечето обаждащи се изчакват до края на гласовата поща, за да предоставят своята информация за контакт, но ако получателят не го хване за първи път, ще бъде принуден да изслуша цялото съобщение отново. Не забравяйте да говорите бавно и да произнасяте, когато оставяте телефонния си номер, така че да е разбираем.
- Един прост начин да предложите своя телефонен номер в началото на съобщението е да кажете нещо като „това е (вашето име), моят номер е (вашият телефонен номер)“или „моето име е (име), обаждащо се от (номер).”
- Въпреки разпространението на функциите за идентификация на обаждащия се, винаги е препоръчително да оставите телефонния си номер в случай, че лицето, на което се обаждате, не е запазило вашия номер, или искате да ви върне обаждането на различен вътрешен номер.
Стъпка 4. Направете връзка
Когато слушат свързани с бизнеса гласови съобщения или съобщения от непознати податели, хората ще започнат да стават подозрителни или незаинтересовани, ако не знаят кой сте или защо се обаждате. Успокойте ги, като споменете общ приятел или референция, която ви е предоставила техния номер. Отново това прави разговора по -личен. Гласовата поща ще изглежда по -малко инвазивна и е по -вероятно да получите отговор.
- Опитайте се да направите кратко въведение, което да подскаже слушателя, като например „Получих номера ви от Пат, която казва, че се интересувате от продажбата на вашата лодка.“
- Дори и да не осъществявате бизнес обаждане, установяването на връзка може да помогне на получателя ви да се чувства по -удобно. „Това е Боб, вашият съсед от другата страна на улицата“е по -привлекателен от „Това е Робърт Хендерсън“.
Резултат
0 / 0
Част 1 Викторина
Ако оставяте съобщение на приятел или роднина, как трябва да се представите?
Само с вашето име.
Точно! Ако се обаждате на някой, който ви познава добре, той ще може да ви идентифицира само от вашето име. Оставянето на пълното ви име за член на семейството или приятел просто ще звучи твърдо и неудобно. Прочетете за друг въпрос от викторина.
Само с фамилното си име.
Опитай пак! Освен ако не отидете с фамилията си с приятелите си, странно е да се представите по този начин в гласово съобщение. И много от членовете на вашето семейство вероятно имат същото фамилно име, така че това няма да им помогне да ви идентифицират. Познайте отново!
С пълното си име.
Не точно! Трябва да оставите пълното си име, ако оставяте гласова поща за някой, когото никога не сте срещали. Но член на семейството или приятел няма да се нуждаят от пълното ви име, за да ви идентифицират. Познайте отново!
Всъщност не е нужно да давате името си на някой, който ви познава добре.
Не е задължително! Не забравяйте, че разговорът по телефона изкривява гласа ви. Следователно дори хората, които ви познават добре, може да не разпознаят гласа ви по телефона. Изберете друг отговор!
Искате още тестове?
Продължавайте да тествате себе си!
Част 2 от 3: Обявяване на вашия бизнес
Стъпка 1. Помислете предварително какво ще кажете
Имайте ясна представа какво ще кажете, преди да започнете да оставяте гласова поща. Това не би трябвало да е голям проблем, ако се обаждате с конкретно намерение, но чуването на звуковия сигнал от другия край и знанието, че се записват, може да накара много обаждащи се да извадят празно място. Разбийте информацията на точки с куршуми и ударете всяка една преди да затворите.
- За гласови съобщения, които са особено належащи или важни, помислете за предварително изписване на груб скрипт.
- Ако се хванете на разстояние, просто се съсредоточете върху това да извадите името си, номера за обратно повикване и причината за обаждане с няколко думи.
- Изображение, което изпращате гласова поща, за да проследите с романтичен интерес за срещата снощи. Мисленото очертаване на вашето съобщение, преди да го запишете, може да означава разликата между това да излезете като хладнокръвен, спокоен и събран и заекваща, нервна развалина.
Стъпка 2. Дръжте съобщението си кратко
Ограничете гласовата си поща до 20-30 секунди. Рядко ще има случай, когато гласовата поща трябва да бъде по -дълга. Не искате да отегчавате получателя с твърде дълго, криволичещо въведение или история. Бъдете кратки и докрай. Кратко съобщение всъщност може да предизвика любопитство и да убеди човек да се обади обратно, когато може да не е по друг начин.
- От друга страна, ако оставите твърде кратко гласово съобщение, получателят ви може да сметне, че е маловажен, и да го изтрие, без дори да го слуша. Това е особено вероятно, ако се обаждате от скрит номер.
- Смисълът да оставите гласова поща е да принудите някой да ви се обади, а не да разтоварите цялата информация, която щяхте да споделите с тях по време на разговора.
Стъпка 3. Отворете с най -важната информация
Пристъпете към преследването и бъдете изрични относно причината да се обадите. Ако просто докосвате базата, кажете го; ако имате оферта за продажба или проследявате транзакция или потвърждавате среща, уведомете получателя. Вашият слушател бързо ще загуби интерес и може да изтрие съобщението, ако не го информирате предварително за целта си.
- Имате само кратко време да изясните мнението си. Ако биете наоколо, вашият слушател може да се откаже от съобщението, преди да стигне до някаква важна информация.
- Много по -добре е да съобщите трудни новини като „татко е в болницата“и да използвате останалата част от съобщението, за да утешите и обясните, отколкото да танцувате около темата и да карате слушателя си да се тревожи.
Стъпка 4. Бъдете лични и органични
Устоявайте на желанието да се плъзнете в прилепнал, родово звучащ „глас на телефона“. Просто бъдете учтиви, бъдете себе си и говорете естествено. Хората могат да разберат кога някой се опитва да им продаде нещо или да излезе по определен начин и е много по -вероятно да ви дадат времето през деня, ако чувстват, че се приближавате към тях на равна основа.
Звучи сякаш четете от сценарий, ще създаде у слушателя впечатлението, че това е просто поредното обаждане, което трябва да направите
Резултат
0 / 0
Част 2 Тест
Колко информация трябва да дадете по време на гласовата си поща?
Колкото е възможно по -малко, например вашето име и номер.
Не! Не се опитвайте да бъдете загадъчни за гласовата поща, особено ако се обаждате от скрит номер. Ако сте твърде загадъчен, човекът, на когото се обаждате, може просто да изтрие гласовата ви поща като маловажна. Изберете друг отговор!
Достатъчно, за да обясните защо трябва да ви се обадят.
Правилно! Бъдете кратки, но дайте на човека, на когото се обаждате, достатъчно информация, за да разберете защо сте се обадили. Те са по -склонни да ви се обадят, ако не сте твърде сдържани или твърде приказливи. Прочетете за друг въпрос от викторина.
Цялата информация, която бихте дали, ако бяха вдигнали телефона.
Не точно! Гласовите съобщения не заместват пълните разговори. Ако говорите повече от 20 или 30 секунди, човекът, на когото сте се обадили, вероятно ще се отегчи или ще се дразни и вероятно няма да ви се обади. Изберете друг отговор!
Искате още тестове?
Продължавайте да тествате себе си!
Част 3 от 3: Подписване
Стъпка 1. Задайте конкретен въпрос или искане
Докато приключвате съобщението си, уточнете защо искате получателят да ви се обади отново. Задайте им точен въпрос или направете искане, което ще ги мотивира да вдигнат телефона. Ако те останат да се чувстват объркани или несигурни относно намеренията ви, след като слушат гласовата ви поща, това не е свършило работата си.
- Опитайте фрази като „кажете ми как ви хареса тази рецепта, която ви изпратих“или „интересно ми е да чуя вашите идеи за това предложение“.
- Хората са по -мотивирани да се свържат, когато сте ги отделили с молба, отколкото ако просто кажете „обади ми се“.
Стъпка 2. Повторете вашето име и информация за контакт
Завършете съобщението си, като отново дадете на слушателя вашето име и телефонен номер. Повторете телефонния си номер два пъти, така че да няма вероятност да сбъркат цифра или да не успеят да я запишат. Не забравяйте да включите и всички подробности, които могат да бъдат полезни, когато получателят ви върне обаждането, като например кога ще имате и кога няма да сте на разположение и най -доброто време на деня за обаждане.
- Изписването на телефонния ви номер повече от два пъти в края на разговора е прекомерно и дори може да се тълкува като грубо.
- Може също да пожелаете да напишете фамилното си име, ако обаждащият се никога не ви е срещал досега.
- Няма да се притеснявате за тази стъпка, ако съобщението ви е случайно за приятел или роднина.
Стъпка 3. Избягвайте дълги намотки
Когато е време да затворите, не се забърквайте и не удължавайте съобщението излишно. Освен ако не е лично обаждане до любим човек, няма нужда да пожелавате на някой прекрасен ден. Вниманието на получателя ще ерозира колкото по -дълго продължава гласовата поща, така че се опитайте да не загубите фокус в края. Благодарете им за отделеното време и оставете следващата фаза на комуникация на тях.
- Приятелските затваряния като „Очаквам с нетърпение да ви чуя“са по -топли и следователно по -ефективни от общите, комерсиални като „приятен ден“.
- Не реципирайте и не обобщавайте съобщението си в края. Ако получателят трябва да чуе отново определен детайл, той може да го повтори по -късно.
Резултат
0 / 0
Част 3 Викторина
Колко пъти трябва да кажете телефонния си номер в края на съобщение за гласова поща?
Няма, ако приемем, че сте го казали в началото на съобщението.
Не точно! Да, трябва да посочите номера си в началото на гласовата поща. Но дори и тогава има шанс човекът да го пропусне за първи път, така че е добре да го повторите в края на съобщението си. Щракнете върху друг отговор, за да намерите правилния …
Веднъж
Близо! Казването на номера ви веднъж в края на съобщението определено е по -добре, отколкото изобщо да не го казвате. Но в идеалния случай трябва да го повторите повече от веднъж, за да сте сигурни, че човекът го получава. Изберете друг отговор!
Два пъти
Мда! В самия край на съобщението повторете номера си два пъти. Това е идеалното число, за да сте сигурни, че човекът го чува правилно, без да изглежда като натрапчив или груб. Прочетете за друг въпрос от викторина.
Три пъти
Почти! Не е нужно да посочвате номера си три пъти в края на гласова поща. Човекът, на когото се обаждате, ще получи вашия номер с по -малко повторения от този. И още по -лошо, повтарянето му три или повече пъти може да се окаже грубо. Опитайте с друг отговор…
Искате още тестове?
Продължавайте да тествате себе си!
Видео - Използвайки тази услуга, може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Помислете за моменти, в които сте получавали съобщения с гласова поща, които ви карат да мислите „какво иска този човек?“Оставете вида гласова поща, който искате да получавате.
- Посочете своя имейл адрес или друг метод за връзка в допълнение към телефонния си номер, когато е от значение за взаимодействието ви с получателя.
- Усмихни се! Излиза, дори по телефона.
- Не забравяйте да споменете датата, ако споделяте чувствителна към времето информация.
- Ако се обаждате по чувствителна тема, ограничете информацията, която включвате в гласовата поща, в случай че е чута от други.
- В случай на извънредна ситуация или природно бедствие, използвайте изходящото си съобщение за гласова поща, за да уведомите хората, че сте добре.
Предупреждения
- Ако се опитвате да накарате някой да ви се обади, не излагайте минали неуспешни опити за обаждане. Това може да ви накара да изглеждате раздразнени и те ще бъдат по -малко удобни, когато се занимават с вас.
- При професионални обстоятелства винаги трябва да оставяте гласова поща, ако лицето, на което се обаждате, не отговаря. Виждането на множество пропуснати повиквания без съобщения в гласовата поща подкопава важността на вашия бизнес.
