Как можете да освободите време, като бъдете организирани в Microsoft Outlook. Това изисква дисциплина, но най -вече организация на програмата и това, което правите с инструментите.
Стъпки
Стъпка 1. Първото нещо, което трябва да направите, е да изключите известието за нов имейл
За да направите това, Издърпайте менюто Файл, изберете Инструменти, след което изберете Опции. Ще се отвори прозорецът с опции. В раздела Предпочитания кликнете върху бутона „Опции за електронна поща“. В прозореца с опции, който се отваря, щракнете върху бутона „Разширени опции за електронна поща“. В прозореца с опции, който се отваря, погледнете в секцията „Когато нови елементи пристигнат във входящата ми поща“. Премахнете избора на всички опции.
Стъпка 2. Направете календара си изглед по подразбиране в Outlook
Той ще ви предостави представа за планираната работа за деня. За да зададете календара като изглед по подразбиране, издърпайте менюто Файл, изберете Инструменти и след това изберете Опции. В прозореца Опции изберете раздела „Други“, след което щракнете върху бутона „Разширени опции“. В прозореца „Разширени опции“, като погледнете в раздела „Общи настройки“и щракнете върху преглед. Ще се отвори избраната папка. В прозореца „Избор на папка“изберете „Календар“и щракнете върху OK три пъти.
Стъпка 3. За да включите задачите си в прозореца по подразбиране, издърпайте менюто File и изберете View, след което изберете Task pad
Стъпка 4. За да видите само задачите, които трябва да се изпълнят днес, издърпайте менюто File и изберете View, след това изберете „Task pad view“, след това изберете „Today’s tasks“
Стъпка 5. Планирайте определено време всеки ден, за да преглеждате имейлите си
Настройте 2 до 3 пъти на ден да работите с имейлите си и не ги гледайте по друго време. Имейлите отвличат вниманието и ви пречат да свършите истинска работа.
Стъпка 6. Винаги, когато четете имейли, винаги изчиствайте входящата си поща. Никога не трябва да остава нищо в края на имейл сесията. За да изчистите входящата си поща, трябва да решите какво да правите с всеки имейл. Имате четири избора: Изтрийте, отложете, делегирайте или направете.
Стъпка 7. Ако сте се справили с имейла, изтрийте го
Стъпка 8. За да отложите имейл, създайте задача, като плъзнете имейла върху бутона със задача в долния ляв ъгъл на Outlook
Автоматично ще бъде създадена задача; изберете начална дата и час, дата и час на падежа, след което ги запишете.
Стъпка 9. За да делегирате имейл, създайте задача и задайте задачата на друго лице или препратете имейла на друго лице
Стъпка 10. Последният избор е да направите каквото и да е задачата, която имейлът изисква
Ако го направите, изтрийте го от входящата си поща или го преместете в лична папка, където запазвате стари имейли, с които се работи.
Стъпка 11. За да блокирате времето в календара си, плъзнете и пуснете имейл върху бутона на календара в долния ляв ъгъл на Outlook
Ще се отвори известие за събрание. Въведете часа и датата, които искате да блокирате, след което ги запишете. Копие от имейла ще бъде включено в известието за събрание. Изтрийте имейла от входящата поща или преместете в лична папка.
