Колкото и да можете да използвате шкаф за документи и папки с файлове за организиране на хартиени документи, можете да използвате компютъра си като електронна система за архивиране за управление на цифрови файлове, включително снимки и документи.
Стъпки
Метод 1 от 2: Създаване на файлова система в Windows
Стъпка 1. Изберете какви файлове искате да организирате
За да изберете няколко файла, които са изброени заедно в Windows Explorer, щракнете върху първия файл, който искате да изберете, след което задръжте ⇧ Shift и щракнете върху последния файл.
Стъпка 2. Изберете място за картотеката
Windows има имена на основните папки по подразбиране като Моите документи, Моите снимки и Моята музика или можете да изберете къде да създадете папката.
Стъпка 3. Създайте нова папка
Тази папка ще служи като ваш шкаф за съхранение, съдържащ други организирани подпапки.
- В Windows Explorer щракнете с десния бутон върху мястото, където искате да създадете папката.
- Щракнете Ново.
- Щракнете Папка. Името на папката Нова папка е маркирано.
- Въведете името на папката, което искате да използвате.
- Натиснете ↵ Enter.
Стъпка 4. Добавете подпапки към основната си папка
Щракнете двукратно върху името на основната папка, за да отворите тази папка. По същия начин, по който сте създали основната папка, създайте подпапки за организиране на вашите файлове.
Стъпка 5. Преместете файловете в новите папки
Можете да отворите две версии на Windows Explorer един до друг и след това да плъзнете файлове от оригиналното местоположение в новата папка.
Стъпка 6. Архивирайте вашите организирани файлове
Използвайте Windows Backup, за да ги копирате редовно на външен твърд диск или на облачен сървър. Ако твърдият диск на компютъра ви се повреди, можете да използвате архива си, за да възстановите файловете на нов твърд диск.
- Щракнете Старт.
- В полето за търсене въведете Архивиране.
- Щракнете Архивиране и възстановяване.
- Щракнете Настройте архивиране и следвайте стъпките в съветника.
Метод 2 от 2: Създаване на файлова система на Mac
Стъпка 1. Изберете какви файлове искате да организирате
За да изберете няколко файла, които са изброени заедно, щракнете върху първия файл, който искате да изберете и след това задръжте ⇧ Shift и щракнете върху последния файл.
- Щракнете с мишката върху един от файловете и след това щракнете Нова папка с избор.
- Въведете име за новата папка.
- Натиснете ⏎ Връщане.
Стъпка 2. Добавете подпапки към основната си папка
За да отворите основната папка, натиснете и задръжте ⌘ Command, докато щраквате двукратно върху папката. По същия начин, по който сте създали основната папка, създайте подпапки за организиране на вашите файлове.
Стъпка 3. Архивирайте вашите организирани файлове
Използвайте Time Machine, за да ги копирате на външен твърд диск, във Time Capsule или на OS X сървър във вашата мрежа. Ако твърдият диск на компютъра ви се повреди, можете да използвате архива си, за да възстановите файловете на нов твърд диск.
- В менюто Time Machine щракнете върху Предпочитания за машина на времето.
- Щракнете върху Изберете Backup Disk бутон.
- Изберете къде искате да архивирате вашите файлове. Това може да е външен твърд диск или Time Capsule. Изберете устройството и щракнете Използвайте Disk.
- Ако искате да направите резервно копие на множество устройства, можете да изберете Добавяне или премахване на резервен диск и това ще ви даде възможност да добавите друго резервно устройство. Това е незадължителна, допълнителна стъпка за безопасност.
Съвети
- Може да искате да преименувате файловете, така че да включват датата на създаване на файла, за да можете лесно да сортирате файловете по азбучен ред, за да ги видите в реда на тяхното създаване. Когато преименувате файловете си, за да включите датата като част от името на файла, използвайте формата YYYY. MM. DD, например 2010.09.29. Можете да пропуснете века и точките и просто да използвате 100929.
- За да сортирате файловете по име в Windows Explorer, щракнете върху Име заглавка.
- Когато свържете външен твърд диск към компютъра си, може да бъдете попитани дали искате да използвате устройството за архивиране, като използвате Windows Backup или Mac Time Machine.
