Записването на вашите приоритети на хартия работи, ако можете да ги отхвърлите след обяд. С поток от входящи задачи у дома или на работа, много се пренасят на следващия ден (или седмица или месец). Тази електронна таблица на Excel наблюдава наближаването на крайните срокове и съответно променя приоритетите на задачите. След 20 минути стъпките по -долу осигуряват по -ефективен начин за управление на вашите приоритети.
Стъпки
Стъпка 1. Създайте раздел „Начало“или „Офис“
Отворете нова електронна таблица на Excel. Щракнете с десния бутон върху раздела „Sheet1“в долната част и кликнете върху Rename. Въведете „Дом“или „Офис“.
Стъпка 2. Преименувайте Sheet2 като „Шаблон“и Sheet3 като „Точки“, като повторите Стъпка 1
Стъпка 3. Създайте таблицата на важността
В раздела Точки попълнете колони A, B и C:
Стъпка 4. Определете името „Важност“
Изберете от клетка A2 до C7. Кликнете върху Insert Name Define
Определете името като „Важност“и щракнете върху OK
Стъпка 5. Създайте таблицата на усилията
Повторете стъпки 3, 4 и 5, за да създадете таблицата Effort в колони E, F и G. Изберете клетки E2 до G6 и им дайте името "Effort".
Стъпка 6. Създайте таблица за спешност
Повторете стъпки 3, 4 и 5, за да създадете таблица за спешност в колони I, J и K. Наречете ги „Спешност“.
Стъпка 7. Въведете заглавия в раздела Начало
Кликнете върху раздела Начало и вмъкнете заглавия в ред 1:
- A - Формула за приоритет A, 1 за най -важната задача, но може да бъде над 100
- B - Име на задачата.
- C - Значение A, B, C, D, E или F от таблицата.
- D - усилие A 1-5, от таблицата на усилията.
- Д - Спешност Формула, базирана на Краен срок.
- F - Краен срок, когато задачата трябва да бъде завършена. Сроковете не са трудни и бързи. Рампа нагоре ви казва колко рано можете да започнете задачата и Удължаване ви казва колко дни може да се плъзне. Подстригването може да има нарастване на 5 и удължаване на 4 - няма смисъл да се подстригвате 2 седмици по -рано и хората може да забележат, ако е закъсняло с повече от 5 дни.
- G - Нарастване на дни преди крайния срок можете да започнете задача.
- H - Удължаване Автоматично удължаване на срока
- I - Оставащи дни Формула. Брой дни преди датата на падежа; отрицателен, ако срокът е изтекъл.
- J - задачата за завършена дата действително е изпълнена.
- K - Коментирайте Всички подробности за задачата.
Стъпка 8. Въведете вашия списък със задачи
Забележка Приоритетът, Спешността и Дните, останали, се оставят празни. Те ще бъдат попълнени с формули. Ето пример за домашни задачи.
Стъпка 9. Въведете формули за оставащи дни, спешност и приоритет
Формулите по -долу са за ред 2.
- I (Оставащи дни) = F2-IF (ISBLANK (J2), ДНЕС (), J2)
- E (Спешност) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (приоритет) = VLOOKUP (C2, важност, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, усилие, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, спешност, 2, FALSE)
Стъпка 10. Променете формата за Cell I2 на Integer, като щракнете с десния бутон върху клетката, изберете формат и го превърнете в число с 0 десетични места
Стъпка 11. Копирайте формулите за приоритет, спешност и дни, останали в останалите клетки във всяка колона
Изберете клетка E2 и въведете CTRL-C.
Изберете клетки E3 до E10 и щракнете CTRL-V. Повторете, за да копирате клетка I2 в клетки I3 до I10. Накрая повторете, за да копирате клетка А2 в клетки А3 до А10. Игнорирайте нечетните стойности, които получавате за неопределени задачи.
Стъпка 12. Сортирайте редовете по приоритет
Изберете от клетки A1 до K, за толкова редове, колкото имате данни. След това кликнете върху Сортиране на данни.
Стъпка 13. Запазете електронната си таблица с приоритети, включително датата за версия
Стъпка 14. Маркирайте задачите като завършени
Докато изпълнявате задачи, маркирайте датата в колоната Готово. Помня CTRL- ;
(контролен ключ и точка и запетая) веднага въвежда текущата дата.
Стъпка 15. Гледайте как приоритетите се променят всеки ден
Ето приоритетите за няколко дни. На 13 юли всички задачи са пред Рампа нагоре период, така че има големи числа. На 20 юли се появяват по -високи приоритети (по -малки числа) за четири задачи, включително Косене на тревата която го е ударила В следствие дата. На 21 -ви приоритетът е по -висок, защото сме в Удължаване период и на 23 юли е още по -висок, защото е отвъд Удължаване месечен цикъл. Плащане на сметки също преминава през ескалация на 23 и 25.
Съвети
- Чувствайте се свободни да добавите още колони - кой е назначил задачата, категорията и т.н.
- Разделете големи задачи на по -малки.
- Сортирайте списъка със задачи всеки ден, ако е необходимо.
- Съхранявайте отделни Excel файлове за семейство/дом и работа.
- = АКО (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Използвайте Автофилтър, за да изберете просрочени задачи (Спешност = 1) или много важни задачи (Важност = "А")
- Прочетете статиите, изброени по -долу, относно приоритетите и управлението на времето.
- Копирайте повтарящи се задачи в раздела Шаблони, за да можете лесно да ги намерите и копирате обратно.
- Чувствайте се свободни да промените точките, дадени за всяка част от приоритета.
- Един от начините да поддържате постоянно повтаряща се задача постоянно актуализирана е да въведете това под колоната с дата: (Този пример използва петък, който тук е "5".)
- Добавете условни формати към Срок, за да посочите кога е просрочен.
- Седмично, месечно (или може би двойно) брои броя на изпълнените задачи за всеки период. Това може да е единствената положителна обратна връзка, която може да получите за работата си.
- Това намира „днешната“дата (понеделник = 1, вторник = 2,… неделя = 7) и проверява дали е по -късно от петък. Ако е така, той ще добави седем към текущия петък, като даде следващите седмици в петък. Ако не е по -късно от петък, то показва само петъчната дата за тази седмица.
- В този пример понеделник = 1, вторник = 2, сряда = 3, четвъртък = 4, петък = 5, събота = 6 и неделя = 7.
- За да промените тази формула, така че да работи за, да речем, вторник, можем да видим, като погледнем списъка по -горе, че този вторник = 2, така че просто разменете трите 5s във формулата за 2s.
Предупреждения
- Вместо да носите вашите Excel файлове със себе си през цялото време, използвайте Google Spreadsheet, така че вашите файлове винаги ще бъдат достъпни за вас.
- Запазвайте електронната таблица на всеки няколко сесии за възстановяване.
- Управлението на времето е изключително лично и тази електронна таблица може да не отговаря на вашите нужди и предпочитания. Може да се почувства натрапчиво или просто твърде взискателно за ежедневно посещение. Може да работи за вас, но не и за вашите приятели или обратно.
- Изчислените приоритети не са редни номера. Изпълнението на приоритетна задача „1“не измества всички останали нагоре. Приоритетите могат да варират до над сто и не всички числа са възможни. Обикновено се фокусирайте върху приоритетите между 1 и 12.
- Не се притеснявайте, че имате твърде много задачи - дори два месеца задачи могат да изчакат в дъното на списъка, докато се доближи срокът им.
