Почти всеки, който работи, използва имейл, но той лесно може да ни смаже. Някои от нас получават много повече имейли, отколкото можем да се справим ефективно. Възможността да отговорим на имейл бързо и правилно може да ни помогне да спестим време и да изглеждаме по -професионални. Забележка:
Не всички тези стъпки и предложения работят във всички имейл услуги, но всички те работят в Gmail.
Стъпки
Стъпка 1. Разберете причината, поради която хората използват имейл
Имейлът е за комуникация между хора; той е за изпращане на текстова и визуална информация от един човек на друг / много други. Не е за:
- Съхраняване на информация; по -добре е да запишете информация като документ на вашия компютър или в облака
- Напомня ви какво трябва да се направи; по-скоро използвайте списък със задачи или календар за това
Стъпка 2. Използвайте етикети или папки, за да поддържате имейлите организирани и извън вашата пощенска кутия
- Използвайте етикет „проследяване“или „отговор“за неща, които трябва да направите. След това трябва да ги добавите към дневника си или към списъка „за вършене“.
- Използвайте „чакащ отговор“, когато чакате някой друг
- Използвайте „спешно“за неща, които трябва да бъдат направени възможно най -скоро
Стъпка 3. Запазете полезна информация, след което архивирайте имейла
- Изтеглете всички прикачени файлове и запишете файловете на правилното място
- След това, ако няма да отговаряте на имейла, архивирайте го
Стъпка 4. Архивирайте имейлите, с които сте приключили
Не се страхувайте от архивирането; По същество той премества имейла от вашата входяща кутия в поле „без име“(технически премахва етикета „входящи“)
- Не е изчезнало - за това е изтриването
- Винаги може да се търси и намира
Стъпка 5. Изтрийте имейли за грешки, след което се отпишете от техния източник
Това ще предпази входящата ви поща от ненужни и нежелани имейли.
- Изтрийте имейлите, които не е трябвало да получавате на първо място
- Те вече няма да могат да се търсят или намират, след като са били в „кошчето“за известно време
- Ако не искате да получавате отново такъв имейл, уверете се, че сте се отписали от получаването му, като потърсите информацията за „отписване“в долната част на имейла
- Ако не можете да се отпишете от него, задайте имейла като спам
Стъпка 6. Използвайте звезди за специални и много важни или спешни имейли
Използвайте звездите пестеливо, защото твърде много имейли със звезда ще бъдат също толкова полезни, колкото и имейли със звезда.
Съвети
- Винаги имайте предвид целта на имейла и се опитайте да не го използвате за нищо повече.
- Използвайте имейла като част от вашия „работен процес на производителността“, заедно със списък със задачи, календар или дневник и всеки друг инструмент, който намирате за полезен.
