Много компании използват Microsoft Excel за проследяване на отделни или общи разходи на компанията. Тъй като Excel сега често се комплектува с персонални компютри, които използват операционната система Windows, ако имате Excel на домашния си компютър, можете да го използвате за проследяване на сметките си. Налични са редица шаблони за проследяване на разходите ви от Microsoft и други уебсайтове, а последните версии на Excel включват шаблон за проследяване на сметките ви сред предварително инсталираните шаблони. Можете също така да настроите своя собствена електронна таблица, за да проследявате сметките си в Excel. Следват инструкции и за двата подхода.
Стъпки
Метод 1 от 2: Работа с шаблон на Excel
Стъпка 1. Изберете предварително инсталиран шаблон
Последните версии на Excel включват шаблон за проследяване на лични разходи заедно с шаблони за общи бизнес приложения. Можете да получите достъп до тези шаблони и да ги използвате, за да проследявате сметките си в Excel.
- В Excel 2003 изберете „Ново“от менюто „Файл“. Изберете „На моя компютър“от панела със задачи „Нова работна книга“, за да видите диалоговия прозорец „Шаблони“.
- В Excel 2007 изберете „Ново“от менюто на бутона „Файл“. Това показва диалоговия прозорец "Нова работна книга". Изберете „Инсталирани шаблони“от менюто „Шаблони“в левия прозорец. Изберете „Личен месечен бюджет“от „Инсталирани шаблони“в централния панел и кликнете върху „Създаване“.
- В Excel 2010 щракнете върху раздела „Файл“, след което изберете „Ново“от менюто „Файл“. Изберете „Примерни шаблони“от горната част на панела „Налични шаблони“, след това изберете „Личен месечен бюджет“от показването на примерни шаблони и натиснете „Създаване“.
Стъпка 2. Изберете онлайн шаблон
Ако шаблонът за личен бюджет, който е предварително инсталиран с Microsoft Excel, не работи за проследяване на вашите разходи, можете да изберете шаблон онлайн. Можете да изтеглите шаблон от сайт на трета страна или да използвате Excel, за да се свържете с Microsoft Office Online.
- За Excel 2003 можете да изберете подходящ шаблон от онлайн библиотеката на Microsoft Office на адрес https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Тук можете да намерите и шаблони, предназначени за по -късни версии на Excel.)
- В Excel 2007 изберете „Бюджети“от секцията Microsoft Office Online на диалоговия прозорец „Нова работна книга“. Трябва да имате работеща интернет връзка, за да се свържете с онлайн библиотеката на шаблони на Office.
- В Excel 2010 изберете „Бюджети“от секцията Office.com на екрана „Налични шаблони“. Трябва да имате работеща интернет връзка, за да се свържете с онлайн библиотеката на шаблони на Office.
Стъпка 3. Въведете информацията си в съответните клетки
Точната информация зависи от шаблона за електронна таблица, който използвате.
Стъпка 4. Запазете електронната си таблица
Можете или да използвате името, което шаблонът предоставя за вашата електронна таблица, или да го промените на нещо по -смислено. Добавянето на вашето име и годината към съществуващото име на файл трябва да е достатъчно.
Метод 2 от 2: Проектиране на собствена електронна таблица за проследяване на разходи
Стъпка 1. Отворете Excel
Стъпка 2. Въведете име за електронната таблица в клетка А1
Използвайте смислено име, като „Личен бюджет“, „Проследяване на лични разходи“или нещо подобно. (Изключете кавичките при въвеждане на името; те се използват тук само за да покажат, че имената са примери.)
Стъпка 3. Въведете заглавия на колони в ред 2
Предложените заглавия и поръчка са „Дата“, „Категория на получателя“(или „Изплащане до“), „Бележка“, „Разходи“, „Приходи“(или „Приходи“или „Депозити“) и „Салдо“. Въведете тези заглавия в клетки A2 до G2; може да се наложи да регулирате ширините на колоните, за да приспособите дълги заглавия или записи на колони.
След като настроите заглавието на електронната таблица и заглавията на колоните, използвайте функцията „Замразяване на панели“, за да задържите тези заглавия в горната част на дисплея, докато превъртате записите си. Панелите за замразяване се намират в менюто „Изглед“в Excel 2003 и по -ранни версии и в групата „Прозорец“на лентата с меню „Преглед“в Excel 2007 и 2010
Стъпка 4. Въведете първата си разходна позиция в клетките на ред 3
Стъпка 5. Въведете формулата за баланс в клетка G3
Тъй като това е първото вписване в баланса, салдото ще се определи, като се вземе разликата между разхода и приходите. Как ще настроите това зависи от това дали искате да разгледате разходите или наличните пари.
- Ако настройвате електронната таблица, за да гледате основно вашите разходи, формулата за баланса ще бъде = E3-F3, където E3 е клетката, представляваща разходите, а F3 е клетката, представляваща приходите. Настройването на формулата по този начин ще направи общата сума на вашите разходи положително число, което ще бъде по -лесно за разбиране.
- Ако настройвате електронната таблица, за да поддържате текущ раздел на парите си, формулата за баланса ще бъде = F3-E3. Настройването на електронната таблица по този начин ще покаже салдото като положително, когато вашият паричен поток надвишава вашите разходи, и отрицателно, когато имате повече разходи, отколкото приходи.
Стъпка 6. Въведете втората си разходна позиция в клетките на ред 4
Стъпка 7. Въведете формулата за баланс в клетка G4
Тъй като вторият и следващите записи ще поддържат текущо салдо, трябва да добавите резултата от разликата между разходите и приходите към стойността на салдото за предишния запис.
- Ако настройвате електронната таблица, за да гледате основно вашите разходи, формулата за баланса ще бъде = G3+(E4-F4), където G3 е клетката, представляваща предишния баланс, E4 е клетката, представляваща разходите, а F4 е клетката представляващи приходите.
- Ако настройвате електронната таблица, за да поддържате текущ раздел на наличните пари, формулата за баланса ще бъде = G3+(F4-E4).
- Скобите около клетките, представляващи разликата между разходи и приходи, не са необходими; те са включени само за да направят концепцията за формула малко по -ясна.
- Ако искате да запазите клетката с баланса празна, докато не бъде направено пълно въвеждане, можете да използвате израза IF във формулата, така че ако не е въведена дата, балансовата клетка няма да показва стойност. Формулата за това, за втория запис, гласи = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), ако настройвате електронната таблица за проследяване на разходите и тя чете = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)), ако настройвате електронната таблица да показва налични пари. (Можете да пропуснете скобите около клетките, представляващи разходите и приходите, но не и външния набор от скоби.)
Стъпка 8. Копирайте формулата на баланса в другите клетки в колона G (колона Balance)
Щракнете с десния бутон върху клетка G3 и изберете „Копиране“от изскачащото меню; след това плъзнете, за да изберете клетките под него в колоната. Щракнете с десния бутон върху избраните клетки и изберете „Поставяне“от изскачащото меню, за да поставите формулата в избраните клетки. (В Excel 2010 изберете опцията „Поставяне“или „Поставяне на формули“в изскачащото меню.) Формулата автоматично ще актуализира препратките към клетките, за да посочи разходите, приходите и датата (ако се използва) препратките от текущия ред и справка за баланса от реда над текущия ред.
Стъпка 9. Запазете електронната таблица
Дайте на електронната таблица смислено име, например „Проследяване на разходи.xls“или „Личен бюджет.xls“. Както при електронна таблица за бюджет, базирана на шаблон, може да искате да включите вашето име и годината в името на файла. (Отново имайте предвид, че кавичките се използват само за показване на примерните имена и не трябва да се въвеждат. Вие също не въвеждате суфикса на файла; Excel го предоставя за вас.)
Excel 2003 и по-стари записват файлове с електронни таблици в по-стария формат ".xls", докато Excel 2007 и 2010 записват електронни таблици в по-новия XML-базиран ".xlsx" формат, но могат да четат и запазват електронни таблици и в по-стария формат ".xls". Ако имате няколко компютъра и планирате да запазите тази електронна таблица на всички тях, използвайте по -стария формат, ако някой от вашите компютри има Excel 2003 или по -стар, и по -новия формат, ако всичките ви компютри имат поне Excel 2007
Видео - Използвайки тази услуга, може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Използвайте „Автодовършване“за категории разходи и приходи, за да осигурите последователен правопис.
- За да разграничите платените сметки от неплатените, но очаквани разходи, можете да удебелите или оцветите текста за платените сметки или да използвате засенчване на клетки.
- За да избегнете случайна промяна на заглавка на формула или колона, може да искате да защитите тези клетки от промени. Изберете клетките, които искате да промените (датата, категорията на получателя, разходите, приходите и стойностите на бележките), и отключете тези клетки, след което приложете защита към цялата електронна таблица.
