4 начина за архивиране на Google Документи

2024 Автор: Gilbert Ryder | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-10 23:55

Програмата на Google Drive ви позволява да създавате и съхранявате електронни таблици и текстообработващи документи в облака. Бившите документи на Google (Документи) сега са част от програмата Google Диск. Google Диск ви позволява да запазвате файлове в облака, но също така може да ви помогне да синхронизирате с компютърно устройство, за да избегнете загуба на важни данни. Научете как да архивирате Google Документи.

Стъпки

Метод 1 от 4: Изтеглете Google Документи на компютър

Стъпка 1. Влезте в профила си в Google Диск

Ще използвате имейл адреса и паролата, свързани с вашия акаунт в Gmail.

Стъпка 2. Кликнете върху думата „Drive“в горната хоризонтална заглавка

Трябва да стигнете до страница, която показва всичките ви работещи документи на Google.

Стъпка 3. Щракнете върху полето вляво от думата „Заглавие

„Това ще избере всички ваши документи.

• Ако предпочитате да изберете ограничен брой документи, поставете отметки в квадратчетата отляво на заглавията на документите 1 по 1. Ще трябва да ги изтеглите поотделно.

  

Стъпка 4. Създайте папка „Google Диск“в раздела „Документи“на компютъра си

Можете да съхранявате файловете на това място всеки път, когато искате да архивирате файловете си, след като ги премахнете от папката „Изтегляния“.

Стъпка 5. Щракнете с десния бутон върху първото заглавие

Ще видите падащ списък.

Стъпка 6. Преместете курсора надолу и кликнете върху думата „Изтегляне

„Трябва да се появи диалогов прозорец.

Стъпка 7. Изберете раздела „Всички елементи“, вместо раздела „Избрани елементи“

Можете да изтеглите до 2 GB наведнъж.

Стъпка 8. Изберете формата, в който искате вашите елементи да се съхраняват

Можете да изберете Microsoft Office, Portable Document Format (PDF) или Open Office.

Уверете се, че имате програма, която отваря вида на файла, който сте избрали. Например, не искате да го запишете в MS Office, ако нямате това на компютъра си

Стъпка 9. Щракнете върху бутона „Изтегляне“

Вашите файлове ще бъдат преобразувани в zip файл, за да се намали размерът им, преди да бъдат изтеглени.

Стъпка 10. Изтеглете документите от папката „Изтегляния“и ги поставете в папката за архивиране на Google Диск на вашия компютър

Стъпка 11. Повтаряйте тези стъпки често, като замествате файловете с актуализирани копия или запазвате различни версии

Архивирането трябва да се прави поне всяка седмица, ако не и по -често.

Метод 2 от 4: Синхронизиране на Google Диск

Стъпка 1. Влезте в профила си в Google

Отидете в раздела Google Диск.

Стъпка 2. Изтеглете приложението Google Drive за Mac или PC

Google може да разпознае какъв тип компютър използвате и да предложи правилното приложение в горната част на страницата на Google Диск.

Стъпка 3. Щракнете върху програмата Google Drive в папката за изтегляне

Следвайте диалоговите прозорци, за да го инсталирате на вашия компютър. Съхранявайте програмата Google Диск в папката с приложения за лесен достъп.

• Въведете информацията за профила си в Google, ако е необходимо.

  

Стъпка 4. Отворете приложението Google Диск на компютъра си

Той автоматично ще се синхронизира с вашия онлайн акаунт в Google Drive, ако не промените предпочитанията.

• В менюто на Google Диск изберете опцията „Предпочитания“или „Настройки“. Те са различни в зависимост от това дали имате приложение за Mac или компютър. Уверете се, че има отметнато квадратче, което показва, че искате да синхронизирате документите от Google Диск на компютъра си като форма за архивиране.

  

Стъпка 5. Решете да синхронизирате конкретни папки, ако решите

Ако искате да направите това, изберете „Само синхронизиране на някои папки с този компютър“в настройките.

• Изберете папките, които искате да синхронизирате. Кликнете върху „Прилагане на промените“всеки път, когато променяте настройките.

  

Метод 3 от 4: Използвайте Google Takeout

Стъпка 1. Отидете на Google Takeout

Чрез тази услуга получавате zip-папка с всичките си данни в Google Диск и можете да я съхранявате локално, офлайн и на множество твърди дискове.

Стъпка 2. Кликнете върху синия бутон „Създаване на архив“

Поставете отметка на логото на Drive и следвайте инструкциите, предоставени там.

Стъпка 3. Изчакайте zip-папката да се изтегли

След това запишете и използвайте тази резервна копия за всичко, от което се нуждаете.

Метод 4 от 4: Използвайте доставчик на архивиране на трета страна

Стъпка 1. Проучете трети страни доставчици на архивиране на Google Doc, като Spanning, Syscloud или Backupify

Има няколко доставчици и всички те се различават в зависимост от това какви услуги предлагат, какво ниво на сигурност използват, дали имат безплатни пробни версии или безплатни акаунти и колко им струва платената услуга.

Стъпка 2. Изберете услугата, която най -добре отговаря на вашите нужди и се регистрирайте за безплатна пробна версия, ако има такава

Това често ще бъде тяхната услуга с ограничена функционалност или ще бъде напълно функционална услуга, която изтича след кратък период от време.

Стъпка 3. Изпробвайте толкова услуги, колкото сметнете за добре, и решете за една, към която искате да се придържате (ако изобщо има такава)

Когато изберете един, регистрирайте се за пълния им акаунт.

• Повечето услуги имат малка такса за пълната си функционалност, обикновено в рамките на няколко долара на месец.

  

Стъпка 4. Настройте архива

След като се регистрирате, архивирането на вашите Google Документи често се извършва автоматично и се съхранява в облака, където можете да получите достъп до информацията си, да възстановите стари данни или да направите промени от всяко място и устройство.