Дублирани записи могат да се появят, ако имате няколко души, които въвеждат данни в база данни без достатъчно предпазни мерки. Сливането на няколко бази данни заедно също може да доведе до дублиране. Access предоставя инструмент за заявки за намиране на дубликати във вашата база данни. След това можете да ги премахнете или обедините, което прави вашата база данни по -лесна за четене и по -ефективна.
Стъпки
Стъпка 1. Знайте какво прави данните „дублирани“
Дублиращите се данни не означават, че всички полета са идентични. Например клиент, който е бил въведен в базата данни два пъти, може да има два различни идентификатора и потенциално различен правопис. От друга страна, ако името е общо, това може да са два различни клиента. Ще трябва да сравните наличните данни и да проверите внимателно всеки резултат, за да определите кое е дублирано и кое не.
Стъпка 2. Архивирайте вашата база данни
Препоръчително е да създадете нов архив, преди да направите големи промени. По този начин можете да възстановите базата данни, ако случайно изтриете грешните записи.
- Щракнете върху менюто Файл и изберете „Запазване като“или „Запазване и публикуване“.
- Щракнете върху „Архивиране на база данни“в раздела Разширени. Следвайте подканите за архивиране на вашата база данни.
Стъпка 3. Информирайте другите потребители, че предстои да направите промени
За да избегнете конфликти на данни, опитайте се да гарантирате, че никой друг потребител няма да добавя данни към базата данни. Това не е задължително, но може да ви спести главоболие по -късно, ако нещата се объркат.
Ако можете, задайте вашата база данни в изключителен режим. Това ще предотврати извършването на промени от други потребители. Щракнете върху менюто Файл и изберете „Опции“, след което изберете „Настройки на клиента“. В секцията „Отворен режим по подразбиране“изберете „Изключително“. Ако нямате много хора, които използват базата данни, обикновено не е нужно да се притеснявате за това
Стъпка 4. Отворете съветника за заявки
Инструментът за заявки може да намери записи, които съдържат дублирано съдържание. Процесът на стартиране на съветника варира в зависимост от версията на Access, която използвате:
- 2013/2010 - Щракнете върху раздела „Създаване“и след това върху „Съветник за заявки“.
- 2007 - Щракнете върху раздела „Вмъкване“или „Създаване“и изберете „Съветник за заявки“.
- 2003 - Отворете прозореца на базата данни и изберете раздела „Заявки“. Щракнете върху бутона „Ново“.
Стъпка 5. Изберете "Съветник за търсене на дубликати"
Тази заявка сравнява полета, за да намери дублирани записи.
Стъпка 6. Изберете таблицата, която искате да търсите
Всички таблици във вашата база данни ще бъдат изброени. Изберете таблицата, която искате да проверите за дубликати.
За повечето дублиращи проверки ще искате да запазите изгледа „Таблици“избран
Стъпка 7. Изберете полетата, които смятате, че съдържат дубликати
Изберете всички полета, които искате да сравните за дублиращи се данни. Включете достатъчно полета, за да прецените. Дубликати се връщат само ако полетата съвпадат с символ за символ. Можете да използвате изрази, за да намерите частични съвпадения.
- Избягвайте използването на общи полета. Избягвайте използването на полета като дата или местоположение, за да намалите бъркотията при сравняване на записи.
- Без достатъчно полета за правене на разлика между записи или с твърде общи полета, ще получите много дублирани резултати.
Стъпка 8. Изберете допълнителни полета за преглед
Допълнително поле или две може да ви помогне да решите дали данните действително са дублирани. Например, поле ID на поръчка ще ви помогне да определите дали едно и също име два пъти са отделни записи. Включете поне едно поле, за да направите това разграничение и да предотвратите случайна загуба на данни.
Стъпка 9. Създайте заявката
Ще бъдете подканени да дадете име на заявката. Кликнете върху „Край“, за да видите резултатите.
Стъпка 10. Прегледайте внимателно резултатите си
Всички потенциални дубликати въз основа на вашите критерии ще бъдат показани. Прегледайте всеки от резултатите и използвайте знанията, които имате за вашата компания, за да решите дали записът е дубликат. Уверете се, че записът е дубликат, преди да го премахнете.
Ако не можете да решите, пресъздайте заявката с допълнително поле, което да ви помогне да вземете решението си
Стъпка 11. Изтрийте дублиращите се записи
Щракнете с десния бутон върху лявата колона и изберете „Изтриване на запис“, за да премахнете дубликат. Можете да изберете няколко записа, за да ги изтриете наведнъж.
- Може да искате да обедините някои данни от един от дублиращите се записи в записа, който планирате да съхранявате.
- Уверете се, че не изтривате всички записи, които се появяват в списъка с дублирани резултати, в противен случай няма да ви остане оригинален запис.
