Това wikiHow ви учи как да автоматизирате отчитането на данни в Microsoft Excel. За външни данни тази wikiHow ще ви научи как да заявявате и създавате отчети от всеки външен източник на данни (MySQL, Postgres, Oracle и т.н.) от вашия работен лист, като използвате приставки на Excel, които свързват вашия работен лист с външни източници на данни.
За данни, вече съхранени в работен лист на Excel, ще използваме макроси за изграждане на отчети и експортирането им в различни типове файлове с натискането на един клавиш. За щастие Excel се предлага с вграден запис на стъпки, което означава, че няма да се налага да кодирате макросите сами.
Стъпки
Метод 1 от 2: За данни, които вече са в Excel
Стъпка 1. Ако данните, за които трябва да докладвате, вече са съхранени, актуализирани и поддържани в Excel, можете да автоматизирате работните потоци на отчитане с помощта на макроси
Макросите са вградена функция, която ви позволява да автоматизирате сложни и повтарящи се задачи.
Стъпка 2. Отворете Excel
Щракнете двукратно (или щракнете, ако сте на Mac) върху иконата на приложението Excel, която прилича на бял "X" на зелен фон, след което щракнете върху Празна работна книга на страницата с шаблони.
- На Mac може да се наложи да щракнете Файл и след това щракнете Нова празна работна книга в полученото падащо меню.
- Ако вече имате отчет в Excel, който искате да автоматизирате, вместо това щракнете двукратно върху файла на отчета, за да го отворите в Excel.
Стъпка 3. Въведете данните на електронната си таблица, ако е необходимо
Ако не сте добавили етикетите на колоните и числата, за които искате да автоматизирате резултатите, направете го преди да продължите.
Стъпка 4. Активирайте раздела Developer
По подразбиране, Разработчик раздел не се показва в горната част на прозореца на Excel. Можете да го активирате, като направите следното в зависимост от вашата операционна система:
- Windows - Щракнете Файл, щракнете Настроики, щракнете Персонализирайте лентата от лявата страна на прозореца, поставете отметка в квадратчето „Разработчик“в долната дясна част на прозореца (може да се наложи първо да превъртите надолу) и щракнете върху Добре.
- Mac - Щракнете Excel, щракнете Предпочитания…, щракнете Лента и лента с инструменти, поставете отметка в квадратчето „Developer“в списъка „Main Tabs“и щракнете върху Запазване.
Стъпка 5. Щракнете върху Developer
Този раздел сега трябва да е в горната част на прозореца на Excel. По този начин се появява лента с инструменти в горната част на прозореца на Excel.
Стъпка 6. Щракнете върху Запис на макрос
Той е в лентата с инструменти. Ще се появи изскачащ прозорец.
Стъпка 7. Въведете име за макроса
В текстовото поле "Име на макрос" въведете името на вашия макрос. Това ще ви помогне да идентифицирате макроса по -късно.
Например, ако създавате макрос, който ще направи диаграма от наличните ви данни, може да я наречете „Диаграма1“или подобна
Стъпка 8. Създайте комбинация от клавишни комбинации за макроса
Натиснете клавиша ft Shift заедно с друг клавиш (например клавиша T), за да създадете клавишна комбинация. Това ще използвате, за да стартирате макроса си по -късно.
На Mac комбинацията от клавишни комбинации в крайна сметка ще бъде ⌥ Option+⌘ Command и вашият ключ (напр. ⌥ Option+⌘ Command+T)
Стъпка 9. Съхранявайте макроса в текущия документ на Excel
Щракнете върху падащото меню „Съхраняване на макроса в“, след което щракнете върху Тази работна книга за да се гарантира, че макросът ще бъде достъпен за всеки, който отвори работната книга.
Ще трябва да запишете файла Excel в специален формат, за да бъде запазен макросът
Стъпка 10. Щракнете върху OK
Намира се в долната част на прозореца. Това ще запази вашите макро настройки и ще ви постави в режим на запис. Всички стъпки, които предприемете от сега до спиране на записа, ще бъдат записани.
Стъпка 11. Изпълнете стъпките, които искате да автоматизирате
Excel ще проследява всяко щракване, натискане на клавиш и опция за форматиране, която въвеждате, и ще ги добавя към списъка на макроса.
- Например, за да изберете данни и да създадете диаграма от тях, ще маркирате данните си, щракнете върху Вмъкване в горната част на прозореца на Excel щракнете върху типа диаграма, щракнете върху формата на диаграмата, който искате да използвате, и редактирайте диаграмата, ако е необходимо.
- Ако искате да използвате макроса за добавяне на стойности от клетки А1 през A12, щракнете върху празна клетка, въведете = SUM (A1: A12) и натиснете ↵ Enter.
Стъпка 12. Щракнете върху Спиране на записа
Това е в Разработчик лентата с инструменти на раздела. Това ще спре записа и ще запази всички стъпки, които сте предприели по време на записа като отделен макрос.
Стъпка 13. Запазете вашия Excel лист като файл с активиран макрос
Щракнете Файл, щракнете Запази като и променете формата на файла на xlsm вместо xls. След това можете да въведете име на файл, да изберете местоположение на файла и да щракнете Запазване.
Ако не направите това, макросът няма да бъде запазен като част от електронната таблица, което означава, че други хора на различни компютри няма да могат да използват вашия макрос, ако им изпратите работната книга
Стъпка 14. Изпълнете своя макрос
Натиснете комбинацията от клавиши, която сте създали като част от макроса, за да направите това. Трябва да видите вашата електронна таблица да се автоматизира според стъпките на вашия макрос.
Можете също да стартирате макрос, като щракнете върху Макроси в Разработчик раздела, като изберете името на вашия макрос и щракнете върху Бягай.
Метод 2 от 2: За външни данни (MySQL, Postgres, Oracle и др.)
Стъпка 1. Изтеглете приставката Excel на Kloudio от Microsoft AppSource
Това ще ви позволи да създадете постоянна връзка между външна база данни или източник на данни и вашата работна книга. Тази приставка работи и с Google Sheets.
Стъпка 2. Създайте връзка между вашия работен лист и външния източник на данни, като щракнете върху бутона + на портала Kloudio
Въведете подробностите за вашата база данни (тип база данни, идентификационни данни) и изберете всички опции за защита/криптиране, ако работите с поверителни или фирмени данни.
Стъпка 3. След като създадете връзка между вашия работен лист и вашата база данни, ще можете да заявявате и изграждате отчети от външни данни, без да напускате Excel
Създайте персонализирани отчети от портала Kloudio и след това ги изберете от падащото меню в Excel. След това можете да приложите всякакви допълнителни филтри и да изберете честотата, която отчетът ще се опреснява (така че да можете да актуализирате електронната си таблица за продажби автоматично всяка седмица, ден или дори час.)
Стъпка 4. Освен това можете също да въведете данни във вашия свързан работен лист и да накарате данните да актуализират вашия външен източник на данни
Създайте шаблон за качване от портала Kloudio и ще можете ръчно или автоматично да качвате промени в електронната си таблица във външния си източник на данни.
Видео - Използвайки тази услуга, може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Изтегляйте само приставки на Excel от Microsoft AppSource, освен ако нямате доверие на доставчика на трета страна.
- Макросите могат да се използват за всичко - от прости задачи (например добавяне на стойности или създаване на диаграма) до сложни (например изчисляване на стойностите на клетката, създаване на диаграма от резултатите, етикетиране на диаграмата и отпечатване на резултата).
- Когато отваряте електронна таблица с включен макрос, може да се наложи да щракнете Активиране на съдържанието в жълт банер в горната част на прозореца, преди да можете да използвате макроса.
Предупреждения
- Макросите могат да се използват злонамерено (например за изтриване на файлове на вашия компютър). Не изпълнявайте макроси от ненадеждни източници.
- Макросите ще изпълняват буквално всяка стъпка, която правите по време на запис. Уверете се, че случайно не сте въвели неправилната стойност, не отваряте програма, която не искате да използвате, или изтривате файл.
