Изпращането на имейли е част от живота на почти всеки професионален, студент и работещ човек, жив днес. Въпреки че някои имейли могат да изглеждат студени, други могат да бъдат грубо груби и да се нуждаят от адресиране. Можете да се справите с такива имейли, като поддържате хладнокръвие, отговаряте, след като сте направили план, и като продължите напред с деня си.
Стъпки
Част 1 от 3: Запазване на спокойствие и изготвяне на план
Стъпка 1. Помислете дали имейлът не е груб
Може да бъде трудно да се каже дали някой е груб по имейл или не, особено след като не можете да видите изражението на лицето му или да чуете тона на гласа му, за да ви помогне да решите. Преди да реагирате на имейл, който ви се струва груб, помислете дали грубостта може да е неправилна комуникация.
Опитайте директно да попитате човека какво има предвид, като разговаряте с него лице в лице или по телефона. Това може да помогне за отстраняване на проблем поради проста неправилна комуникация
Стъпка 2. Не реагирайте веднага
Въпреки че може да се окаже изкушаващо веднага да започнете да натрупвате куп злобни или обидни думи в отговор на този имейл, избягвайте да го правите на всяка цена. Вероятно ще съжалявате по -късно. Вместо това се отдалечете от имейла, затворете браузъра си и отделете няколко минути, за да съберете мислите си.
- Разходете се за няколко минути, докато се почувствате спокойни.
- Поемете няколко дълбоки вдишвания и изпийте малко вода.
Стъпка 3. Вентилирайте се в чернова на имейл, но не го изпращайте
Друг начин за конструктивно извеждане на негативна енергия е да съставите имейл до човека, но не го изпращайте. По този начин можете да започнете да събирате първоначалните си мисли, без значение колко интензивни, като същевременно си давате време за по -късно усъвършенстване, усъвършенстване и добавяне към тях.
- Изтеглете отделен имейл и въведете отговор, без никога да сте въвели получател, за да не го изпратите случайно. Или можете да посочите своя собствен имейл като получател.
- Помислете за всички моменти, в които сте реагирали незабавно на нещо и после сте съжалявали за всички умни или провокиращи мисли мисли, които бихте могли да кажете. Това ще ви даде време да развиете такова и да предотвратите съжалението.
Стъпка 4. Приемете отговорност, когато е необходимо
Четейки имейла, може да сте го тълкували като груб, защото част от него е истина, а истината може да навреди. Въпреки че това не ги освобождава от вината им в ситуацията, това ви дава известно пространство за самоусъвършенстване и за честност, както със себе си, така и с изпращача на имейли.
Например, може би шефът ви е изпратил груб имейл за закъснение за работа. Въпреки че формулировката не трябваше да е груба, трябва да признаете и поправите закъснението си
Стъпка 5. Не подражавайте на лошото им поведение
Когато някой е груб с вас, може да е твърде изкушаващо да върнете услугата. Отново се въздържайте от отрицателен отговор, но също така се въздържайте от пасивно агресивно или грубо поведение, ако ги видите лично, преди да отговорите. Не им хвърляйте мръсни погледи и не ги игнорирайте, ако говорят с вас.
- Вместо това практикувайте доброта. Поздравете ги и продължете.
- Не прекарвайте време около тях, освен ако не е необходимо, но също така не ги избягвайте активно.
Стъпка 6. Помислете за корена
Понякога грубият имейл няма много общо с вас или обстоятелствата около него. Нападането на някого никога не е наред, но понякога човекът, изпратил имейла, може да преживее малко повече, отколкото може да се справи, и можеше да ви го изпрати от разочарования, които не ви засягат. Може дори да не осъзнаят, че са били груби. Това не ги оправдава, но разбирането на текущото състояние и мотивацията на човек може да помогне при предприемането на стъпки напред.
- Например, ако имат семейни проблеми или ако някой от семейството им наскоро е починал, това може да обясни тяхната грубост.
- Възможно е също така просто да имат лош ден.
Част 2 от 3: Отговаряне на имейла
Стъпка 1. Потърсете помощта на приятел
Приятели или колеги могат да бъдат особено полезни, за да ви помогнат да измислите отговор на груб или гаден имейл, а също така могат да дадат второ мнение за ситуацията. През това време се въздържайте да молите приятелите си с горещи глави да помогнат; посягайте към онези, които са спокойни, умни и фокусирани върху решението.
Ако е възможно, помолете да видите всички предишни отговори на груби имейли, които са изпратили
Стъпка 2. Признайте грубостта им
Когато изготвяте имейла си, ще е необходимо да признаете колко груби са били те. Възможно е те да не са знаели, че думите им ще излязат като безчувствени, но независимо от това, трябва да обърнете внимание на това.
- Кажете нещо като „преди да започна с отговор, искам да призная грубостта, показана в имейла ви, особено около обвинителните и обидните ви забележки“.
- Да бъдеш директен е полезно за теб и за другия човек и може да помогне за предотвратяване на повторение на същата ситуация.
Стъпка 3. Признайте разочарованието им
Въпреки че имейлът им беше груб, може би разочарованието им идваше от съвсем реално място. Ако е така, признайте това разочарование и изразете разбиране, макар и незначително. Това ще им позволи да се чувстват по-малко като мен спрямо вас и към тях и да ви насочи към потенциално мироопазване.
- Кажете нещо като „Вашият имейл показва, че сте разочаровани“.
- Не забравяйте да се съсредоточите върху това, което е написано в имейла им, а не върху тях лично.
Стъпка 4. Попитайте защо
Понякога обаче може да сте напълно безсмислени защо някой е решил да ви изпрати такъв имейл след много саморазмисъл и консултация с другите. В този случай трябва да попитате подателя просто „защо“, за да можете да разберете и да разрешите по -добре проблема.
Може да кажете „Обмислих внимателно имейла ви и все още съм малко объркан от обосновката за изпращането му, така че бих искал да знам какво го е накарало.“
Стъпка 5. Предложете решение или обяснение
След като се обърнете към някои от вашите предварителни притеснения и моменти в имейла, трябва да започнете да търсите решения и да отговаряте на техните притеснения, ако те са налице. Кажете им какво сте готови да направите, проучете областите за компромис и изразете желанието си да се справите с това.
- Уреждането на среща също може да бъде от полза. Хората са склонни да бъдат по -любезни лично, отколкото когато се крият зад компютърен екран.
- Може да кажете нещо от рода на „изразихте гняв, че се върнах от обяд 15 минути късно вчера, но трябваше да взема болната си дъщеря от училище. Въпреки че със сигурност мога да се опитам да се върна навреме в бъдеще, ще има неизбежни моменти като този."
Стъпка 6. Установете граници
След като успешно предложихте решения, сега е време да установите някои основни правила за всеки продължителен разговор. Кажете им, че в бъдеще няма да търпите подобна грубост и това ще затрудни много, ако не и невъзможно, да продължите да работите заедно в сътрудничество.
- Кажете им, че няма да приемете обиди или неуместни обвинения.
- Помолете ги да дойдат при вас със загриженост и с доброта, преди да скочат с пистолета.
Стъпка 7. Изтрийте го, ако е необходимо
Може да откриете, че четете и препрочитате имейла отново и отново и сте уловени от негативни чувства към него. Това обаче няма да ви помогне да продължите напред и вероятно само ще ви направи още по -ядосани и разочаровани. Ако е абсолютно необходимо, изтрийте имейла от входящата си поща, за да нямате достъп до него.
Ако смятате, че може да се нуждаете от имейла отново в бъдеще, изпратете го на някой, на когото имате доверие, но го изтрийте от собствената си пощенска кутия
Част 3 от 3: Продължаване на деня
Стъпка 1. Продължете да бъдете продуктивни
Въпреки че този имейл може да ви е съсипал деня, направете всичко по силите си да го забраните. Продължете с рутината си, направете списък със задачи и изпълнете всички необходими задачи. Не позволявайте на един удар да провали деня ви или напредъка ви.
Заетостта ще ви помогне да останете фокусирани върху това, което е важно за вас, и да избегнете размишления върху един имейл
Стъпка 2. Поставете си малки цели, за да запазите инерцията си
Спазвайки рутината си, поставете си малки, постижими цели, които можете да поемете през този ден. Попълването им ще ви помогне да се почувствате по -завършени и впоследствие по -малко засегнати от грубия имейл, който сте получили.
Помислете за поставяне на цели като „отговорете на всички други имейли“или „отидете на фитнес“
Стъпка 3. Разсейте се
Понякога, за да преминете напред от нещо, имате нужда от малко разсейване. Направете почивка, за да слушате музика, да обядвате или да се обадите на приятел, за да поговорите за нещо различно от имейла. Изключването на ума ви от нещата може да ви даде много необходима и катаргична почивка.
Стъпка 4. Помислете дали да ги докладвате, ако е необходимо
В крайна сметка понякога най -добрият начин да продължите напред е да се справите постоянно с проблема. Ако имейлът съдържа някакви заплахи или обиди, които биха могли да се считат за реч на омраза, тогава докладвайте за това лице на правилните хора, които биха могли да бъдат отделът по човешки ресурси във вашата работа или ученическото поведение във вашето училище. Можете също така да ги блокирате да ви изпращат имейли в бъдеще.
- Докладвайте ги на властите, ако те отправят физически заплахи срещу вас.
- Опитайте първо да изпратите имейл на мениджъра си, за да ги уведомите какво се случва. Ако не решат проблема, занесете го в HR.
