Това wikiHow ви учи как да използвате Microsoft Word за създаване на фактура за фактуриране. Фактурата е подробен списък с продадени продукти или предоставени услуги, които можете да използвате за таксуване на клиентите си. Най -простият начин да започнете е да използвате един от безплатните шаблони за фактури на Microsoft, но можете също да създадете такъв от празен документ.
Стъпки
Метод 1 от 2: Изтегляне на безплатен шаблон
Стъпка 1. Отворете Microsoft Word за Windows или macOS
Ще го намерите в менюто "Старт" под Microsoft Office на компютър и в Приложения папка на Mac.
- Използвайте този метод за бързо и лесно изграждане на фактура от предварително направен шаблон. Шаблоните ви спестяват неприятностите да разберете какво да включите, но могат да бъдат персонализирани според вашите нужди.
- Можете също да изтеглите безплатни шаблони на Word от сайта за шаблони на Microsoft Office. Най -добре е да не изтегляте шаблони от други уебсайтове, тъй като някои може да съдържат вируси.
Стъпка 2. Намерете лентата за търсене на шаблона и изберете New
Отварянето на Word трябва автоматично да покаже екрана „Нов“-този екран казва „Ново“в горната част и показва лента за търсене с текст „Търсене на онлайн шаблони“вътре. Ако не виждате тази лента за търсене, щракнете върху Файл меню в горния ляв ъгъл, след което изберете Ново да го повдигна.
Стъпка 3. Въведете фактура в лентата за търсене и натиснете ↵ Enter
Ще се появи списък със съвпадащи резултати.
Стъпка 4. Щракнете върху фактура, за да видите визуализация
Ще се появи по -голяма версия на фактурата, заедно с кратко описание.
- Ако решите да не използвате шаблона, щракнете върху х в горната част на прозореца, за да се върнете към списъка.
- Някои хубави, прости опции са Фактура (вечна) и този, който току -що се нарича Фактура.
Стъпка 5. Щракнете върху Създаване, за да използвате шаблона
Той е в прозореца за визуализация на шаблона. Това изтегля шаблона и го отваря автоматично.
Стъпка 6. Заменете предварително попълнената информация със собствена
Всяко поле обикновено съдържа текст, предназначен да ви води през попълването на фактурата. Можете просто да щракнете с мишката преди малко информация, да натиснете ← Backspace или Delete, за да се отървете от това, което има, и да въведете собствената си информация.
В допълнение към попълването на празните места, можете да добавите още подробности към фактурата, като например лого, допълнително поле или специални линии и цветове
Стъпка 7. Запазете попълнената си фактура
За да направите това, щракнете върху Файл меню, изберете Запази като, след което запишете файла на желаното място на вашия компютър. След като създадете фактурата, можете да я отпечатате или изпратите по имейл до вашите клиенти.
Метод 2 от 2: Създаване на фактура от нулата
Стъпка 1. Отворете Microsoft Word за Windows или macOS
Ще го намерите в менюто "Старт" под Microsoft Office на компютър и в Приложения папка на Mac.
- Използвайте този метод, ако искате да проектирате фактура от нулата. Този метод е най -подходящ за тези, които умеят да използват функциите на Word, включително създаването на заглавки и таблици.
- Преди да създадете свой собствен шаблон, разгледайте някои примери за онлайн фактури, преди да започнете. Ако фактурата ви е специфична за вашия бизнес, опитайте да потърсите вашия тип бизнес и думите „примерна фактура“за конкретни примери (напр. Примерна фактура за лекар, извадка от фактура на писател на свободна практика).
Стъпка 2. Щракнете върху празен документ на екрана „Нов“
Ако не виждате екрана „Нов“, щракнете върху Файл меню и изберете Ново сега.
Стъпка 3. Създайте заглавие на фактура
Заглавие, което включва името на вашия бизнес, информация за контакт и думата „Фактура“, трябва да се появи някъде в горната част на документа. Можете да проектирате и стилизирате тази информация, както желаете, но се опитайте да я поддържате проста и в съответствие с другите ви бизнес материали.
Стъпка 4. Покажете датата / ите на фактурата
Издаването и датата на падежа (ако е приложимо) трябва да се виждат в горната част на документа, за предпочитане много близо до думата „Фактура“.
За да вмъкнете днешната дата бързо, щракнете върху ИНСЕРТ раздела в горната част на Word, щракнете върху Време за среща, и след това изберете формат за дата. Не забравяйте да премахнете отметката от полето „Актуализирай автоматично“, така че датата да не се променя всеки път, когато някой отвори файла.
Стъпка 5. Номерирайте фактурата
Всяка фактура трябва да съдържа уникален номер (в последователност) за вашите записи. Последователността може да бъде глобална (за всички клиенти) или за клиент. Можете да добавите това към заглавката, ако желаете, но наистина може да бъде поставено навсякъде.
Ако всеки клиент ще има своя собствена последователност за номериране на фактури, може да искате да включите името на клиента като част от номера (например wikiHow1, wikiHow2, ако клиентът е wikiHow)
Стъпка 6. Добавете адреса или информацията за контакт на клиента
Предговорете това с думата „До“(или нещо подобно), което прави очевидно кой е обвинен.
Може да пожелаете да изпратите фактурата директно до конкретно лице във фирма или до отдела „Платежи по сметки“
Стъпка 7. Създайте подробен списък на продадените продукти или оказаните услуги
Най -добрият начин да направите това е чрез създаване на таблица с няколко реда и именувани колони. Вижте Как да създадете проста таблица в Microsoft Word, за да започнете с таблици.
Създайте колони за количество, име или описание на артикул/услуга, единична цена/курс и обща цена за закупеното количество. Не забравяйте да маркирате тези колони със заглавки, така че клиентът да разбира таксите
Стъпка 8. Покажете общата сума на сметката
Това трябва да се появи точно под списъка с подробни такси, за предпочитане с удебелен шрифт, така че да е лесно да се види.
- Ако начислявате данък върху продажбите, трябва да покажете междинна сума от разпределените такси, с изчислен под него данък, с процента вляво от сумата на данъка в долари, след това коригираната сума под това.
- Проверете отново математиката си, за да се уверите, че е точна.
Стъпка 9. Включете условията за плащане
Можете да покажете условията за плащане над или под информацията за фактуриране. Общите условия за плащане са „Дължим при получаване“, „Дължим в рамките на 14 дни“, „Дължим в рамките на 30 дни“или „Дължим в рамките на 60 дни“.
Можете също така да включите бележка в долната част, обхващаща начини на плащане, обща информация или просто благодарност на клиента за използването на вашите услуги
Стъпка 10. Запазете попълнената си фактура
За да направите това, щракнете върху Файл меню, изберете Запази като, след което запишете файла на желаното място на вашия компютър. След като създадете фактурата, можете да я отпечатате или изпратите по имейл до вашите клиенти.
Съвети
- След като запазите документ за фактура, можете да го използвате като шаблон за създаване на други фактури, като използвате опцията „Ново от съществуващо“при създаване на нова фактура. Можете също да запишете документа като.dot или.dotx шаблон за бъдеща употреба на шаблон.
- Друг начин за показване на информацията за таксуване и обща информация е да я настроите в работна книга на Microsoft Excel и след това да поставите връзка към нея във вашата фактура на Word. Когато актуализирате електронната таблица, щракнете с десния бутон върху вградената електронна таблица и изберете „Актуализиране на връзката“, за да видите промените.
